社員の立替払いが発生しない経費精算システムを選択
高額な立替負担もなく、経理部門の業務効率化も実現

民間企業、公共及び医療機関向けにクラウド・パッケージソリューションを中心とした
ITソリューションの開発・販売・運用・保守などを主要事業として展開している
株式会社WorkVision(以下WorkVision)。

民間企業、公共及び医療機関向けにクラウド・パッケージソリューションを中心としたITソリューションの開発・販売・運用・保守などを主要事業として展開している株式会社WorkVision(以下WorkVision)。同社では東芝グループからの独立に際し、社員の経費精算にJ’sNAVI NEOを採用し、ペーパーレスやDX化に積極的に取り組んでいる。今回は、これまでアウトソーシングしてきたバックヤード業務をどのように自社運用に切り替えたのか、取締役 管理部長 河原崎誉さん、経営企画部 情報システムグループ 担当部長 小田村隆さん、管理部 人事・勤労グループ 事務主任 川上真奈美さんに伺った。

短期間でのシステム切り替えが必要!

取締役 管理部長
河原崎誉さん

━━ まず、皆様がJ’sNAVI NEOの導入にどのように携わったか教えてください。

「東芝グループからの独立に際し、全社横断のシステム移管プロジェクトの中で、管理部門(総務、人事・勤労、経理、調達)担当責任者として、管理系導入システムの選定に携わっていました。」(管理部長 河原崎誉さん)

「次期情報システムプロジェクトのメンバーとして、システムの導入選定から構築、立上げを行いました。また、稼働後の運用窓口も担当しています。」
(情報システムグループ 小田村隆さん)

「J’sNAVI NEO導入にともなう制度構築と全社教育を行いました。また、稼働後の運用フォローとして社員からの問い合わせ窓口もしています。」(人事・勤労グループ 川上真奈美さん)

━━ J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

「以前は、就業管理と経費精算が一緒になっている東芝グループ内の共通システムを使用しておりましたが、独立にあたり自社導入が必要になりました。東芝グループより独立が決まってから、約1年で基幹システムを含めたすべてのシステムの選定から切り替えまでを行わなければならなかったので、時間的な余裕がありませんでした。」(管理部長 河原崎誉さん)

「これまでは東芝グループ内の共通システムということで、一部、自社の経費精算の規程に合わせられない部分もありましたが、個社の対応を行う事ができないまま使用していましたので、使いづらい面がありました。」(情報システムグループ 小田村隆さん)

「旧システムは、メールでの問い合わせしかなく、問合せに対するレスポンスも時間がかかっていました。細かいお問合せ内容は、メールだと伝えるのが難しいので毎回苦労していました。」(人事・勤労グループ 川上真奈美さん)

チケット連携・会計連携機能が決め手に

経営企画部 情報システムグループ 担当部長
小田村隆さん

━━ 他社製品との比較はされましたか。また、J’sNAVI NEO導入の決め手は何でしょうか。

「実は、当初すでに他社製品が検討の段階に入っていたのですが、製品デモを通して “社員の出張において個人手配が避けられず、社員の立替が発生してしまう”という難点があることが分かりました。私どもはコロナ前、非常に出張が多かったため、社内からも旧システムにあった手配機能の需要が高く、立替払いが発生しないことが大前提となっていたので、立替払いの発生するシステムは避けたいと考えていました。そんな中、たまたまJ’sNAVI NEOを知りました。J’sNAVI NEOは、新幹線、飛行機、宿泊等のチケットだけでなく、交通と宿泊がセットになったパックも利用可能。そのほかの機能も、旧システムに遜色なく、価格や費用対効果も当社に合っていたので、検討を開始しました。」(管理部長 河原崎誉さん)

「決め手は、チケット連携・会計連携に関するご相談をした際に、実際の運用に最もイメージが近かったことです。独立にあたって、会計システムも新しくなるので会計システムとの仕訳データ連携のアドオン開発が必要となったのですが、CSV連携のみに対応しているシステムが多く、当社の会計システムのフォーマットに合わせたいといった細かい要望にも対応いただけたのは、JTBビジネストラベルソリューションズだけでした。また、当社はいくつものプロジェクトが同時進行しており、プロジェクトにかかわる個別費用算出のために一般経費と分ける必要があり、精算費用がプロジェクトに紐づけることが出来る点も決め手になりました。」(情報システムグループ 小田村隆さん)

スモールスタートでスムーズに運用開始

━━ J’sNAVI NEOで特によく使っている機能がありましたら教えてください。

「グループ独立までに時間的な余裕がなかったため、段階的に運用を開始していくこととしました。運用開始時は、交通費精算(出張申請/精算、近隣交通費精算)のみの利用とし、その後、経費精算(会議・交際費申請/精算、その他経費精算)も利用というように段階的に範囲を広げていきました。」(情報システムグループ 小田村隆さん)

ペーパーレス経費精算で在宅勤務も可能!

管理部 人事・勤労グループ 事務主任
川上真奈美さん

━━ 導入によって業務にどのような変化をもたらしましたか。

「グループ独立前は、経理業務などのバックヤードの業務はグループ内でアウトソーシングを行っていました。独立して自社運用となる事で、アウトソーシングしていた業務も社内で行う事になりましたが、人員を増やすことなく業務を行うことが可能になっています。自社運用に移行する際に、出張や交通費精算業務で社員に負荷がかからないようにしたかったので、J’sNAVI NEO導入の業務によって実現できた成果かと思います。また、クラウド化したことで、在宅勤務でも問題なく経費精算ができるようになりました。J’sNAVI NEOでは、申請者から経理担当者まで精算データが一気に流れるので、紙の発行を減らすことができ、自然とペーパーレスに移行できました。」(管理部長 河原崎誉さん)

「J’sNAVI NEOの導入によって、負担部門の按分やワークフローなど細かい設定が可能となり、課題となっていた自社の規程に合わせた運用ができるようになりました。また、ボタン一つで月々の利用明細から、拠点、部門単位、個人別等の利用金額の推移等の分析が簡単に出来るようになりました。生産性が向上したことよって、目の前の業務の仕事だけでなく、経費削減へ向けた分析などの高度化した業務に取り組める時間が生まれたと思います。」(情報システムグループ 小田村隆さん)

「J’sNAVI NEOの場合、メール以外に電話でのサポートも受けることが出来るので、社員から問合せを受けた際に、レスポンス良く回答が出来るようになりました。電話越しで同じ画面を見ながら、丁寧にご説明いただけるので非常に分かりやすく、いつも助かっています。」(人事・勤労グループ 川上真奈美さん)

さらなるDXを目指して

━━ 今後、J’sNAVI NEOを活用して取り組みたいと考えていることを教えてください。

「東芝グループより独立し、自社システムの刷新を行ったタイミングからDXを意識した業務改善を全社で進めています。経費精算に関しては、J’sNAVI NEOを利用したリモートワークでのさらなるペーパーレス化を目指して、電子帳簿保存法の対応の検討を進めています。JTBビジネストラベルソリューションズの電子帳簿保存法セミナーも2、3回受講しており、知見を深めながら、監査体制などの運用面や規程の見直しを進めています。」(情報システムグループ 小田村隆さん)

━━ 最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

「私どものように、出張が多く社員の立替払いの負担が多い企業様には、J’sNAVI NEOのチケット手配・連携機能は非常に有効なシステムだと思います。社員が高額な立替負担を行う必要がないという1ユーザの立場でのメリットだけでなく、会計連携機能で金額のチェックが不要になるといったバックヤードを支える経理部門の業務効率化にもつながっています。」(管理部長 河原崎誉さん)

「導入前からサポートが手厚く、導入が非常にスムーズでした。会計システムとの会計連携のアドオン開発に少々時間を要しましたが、J’sNAVI NEO単体だと2~3カ月で導入できました。また、クラウド型の製品なので、不具合が起きた際にもJ’sNAVI NEOのサポート担当の方に実際の画面を操作しながら、状況を確認してもらえるのも助かりました。」(情報システムグループ 小田村隆さん)

━━ 本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

 ※写真撮影時のみマスクを外しています。

導入実績

導入企業様(一例)

  • 日本製紙株式会社
  • オーエスジー株式会社
  • 株式会社エスイー
  • 株式会社テラプローブ
  • 株式会社高砂製作所
  • 帝国繊維株式会社
  • 倉敷紡績株式会社
  • 合同製鐵株式会社
  • 旭ダイヤモンド工業株式会社
  • AGCポリマー建材株式会社
  • 株式会社池田模範堂
  • メドライン・ジャパン合同会社
  • 株式会社アデランス
  • アルテリア・ネットワークス株式会社
  • 信濃建物総合管理株式会社
  • J.フロントリテイリング
  • 株式会社URリンケージ
  • 東京共同会計事務所
  • パソナ・パナソニック-ビジネスサービス株式会社
  • 株式会社イーネット
  • 株式会社商工組合中央金庫
  • 学校法人創価大学
  • 筑紫女学園
  • 上智学院
  • PHC株式会社

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