年間10,000件の国内出張精算を効率化導入後わずか数カ月で5%のコスト削減も｜クラウド型旅費精算システム（出張手配・精算システム）「J’sNAVI NEO」

関西電力送配電株式会社の子会社であり、水力発電所の保守メンテナンスから送配電、情報通信など幅広い事業領域で電力と通信の安全と安定供給に尽力する株式会社かんでんエンジニアリング様。（以下、かんでんエンジニアリング）
公共交通機関以外を利用するものも含めると、年間約10,000件もの国内出張が発生する同社は、国内出張の事前申請・手配・精算をJ’sNAVI NEOでシステム化し、社内の出張精算業務の効率化に力を入れている。そこで今回はJ’sNAVI NEO導入前に抱えていた課題と導入後の変化について、人事部人事グループグループマネジャー三野彰之さん、人事部労務グループグループマネジャー真田庸広さん、同グループ佐藤萌さんにお話しを伺った。

紙フォーマットによる手作業での出張申請・精算
出張者と事務部門の担当者の負担が大きかった

人事部人事グループ
グループマネジャー
三野彰之さん

━━ J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

当社は出張申請・精算に複数の課題を抱えていました。というのもJ’sNAVI NEO導入前は、出張者が紙の申請書にて事前申請をし、上長から承認のハンコをもらった後、各自で宿泊先や新幹線などのチケットを手配していました。そして出張後は、出張者が申請書をもとに紙の精算書を作成し、上長に提出。上長の承認が済むと、事務部門の担当者が精算書の内容を審査・チェックし、立替金額の計算を行ったうえで、会計システムへ仕訳を手入力、事務部門上長が入力内容承認後、振込処理がされるというフローでした。そのため、手作業が多く、個人立替も多いという課題がありました。また、出社をしないと紙の精算書が提出できないため、ひと月分の出張の精算書をまとめて提出する出張者が多く、月末月初に事務部門の担当者の負担が集中してしまうことも問題となっていました。

利便性を叶えつつ、長期的なコスト削減ができるシステムを探していた

━━ 他に比較したシステムはありますか。J’sNAVI NEO選定の決め手は何ですか。

J’sNAVI NEOの他に3製品を検討しました。しかし、他の製品は、宿泊以外の手配ができない、1手配毎に手数料が発生する、出張前日までにチケットを郵送で受け取らなければならないなど、利便性やコスト面、機動性の面で希望が叶わず、見送りとなりました。J’sNAVI NEOも、導入コストやランニングコストは安くはないと思っていますが、宿泊だけでなく新幹線・飛行機などのチケットも手配できる点や、法人割引運賃などの利用による導入後の全体的なコスト削減が見込める点、改ざん不可能な利用実績データを精算に使えることで不正リスクも防止できる点を考慮すると、メリットが大きいと判断し、導入を決めました。

全社導入4カ月目で5%のコスト削減を実現
今後は更なるコスト削減に期待したい

人事部労務グループ
グループマネージャー
真田庸広さん

━━ 導入によって業務にどのような変化をもたらしましたか。どれくらい、数字として変化しましたか。

前提として、当社は7月に全社本格導入をしましたが、9月末までは試行期間として、出張者が従来の紙運用かJ’sNAVI NEOかを自由に選択できる運用をとっておりました。この3ヶ月間でJ’sNAVI NEO利用者が徐々に増え、10月以降は紙運用が廃止となり、現在は全社員がJ’sNAVI NEOを利用しています。
コスト面での変化については、導入当初の7月～9月は、チケット代金の低減額からシステム利用料と事務手数料を差し引くとトントンでしたが、10月実績ではJ’sNAVI NEOの利用者増加により、5％程度のコスト削減を実現できました。今後も出張回数は増加傾向にあるので、更なるコストの削減を期待しています。
業務効率面については、まだ操作に不慣れな社員が多いため、検証に至っていないのが正直なところではありますが、紙からシステムへと変わったことで業務のあり方は180度変わっています。まず、出張者が出先でも申請書や精算書を入力することができるようになったため、出社しなくても上長への申請が可能となりました。これにより、紙の回付時間がなくなり、出張者がいつでもどこからでも申請や精算依頼できるようになったため、以前のように、出張精算業務が月末月初に集中するようなことは少なくなったと聞いています。また、会社一括請求で宿泊、チケット手配ができるようになったため、個人立替を削減できました。他にも、以前は手作業で行っていた勘定科目の仕訳と会計システムへの入力も、現在は出張者が入力した精算書の内容に基づいて自動で行われるようになったため、事務部門の担当者の業務工数そのものが削減されました。今後、J’sNAVI NEOの利用期間が長くなるにつれ、個人の操作スキルと事務部門担当者の対応力が上がっていけば、より業務効率化を肌で感じられるのではと楽しみにしております。

データ分析と電子帳簿保存法への対応で、
より一層のコスト削減と業務効率化を目指す

人事部労務グループ
佐藤萌さん

━━ J’sNAVI NEOの今後の活用イメージや経理業務の効率化へ向けて、取り組みたいと考えていることを教えてください。

従来の紙運用では、全社の傾向や実績などを集計するには、紙の精算書を１枚１枚手で繰って確かめていく必要がありましたが、J’’sNAVI NEOはクラウド上にデータが蓄積され、伝票検索や実績データの加工などが容易にできると聞いています。ですので、具体的なイメージはまだできていませんが、今後はコスト削減につながるような傾向分析などにぜひ活用していきたいと考えています。
また、J’sNAVI NEOは電子帳簿保存法にも準拠しているので、当社も近い将来、紙の領収証原本の保存は廃止し、完全なペーパーレス化を実現したいと考えています。

━━ 最後に、J’sNAVI NEO導入を検討している方々へメッセージをお願いします。
J’sNAVI NEOには様々な機能が備わっているため、独自の会計システムとの連携部分でも、他のパッケージ製品に比べ汎用性が高く、導入へのハードルは高くないと実感しています。
また、ペーパーレス化・キャッシュレス化・業務効率化を実現するだけでなく、データが蓄積・可視化されるので、実績データの分析によるコスト削減も期待出来ると思います。
特にペーパーレス化をしたい企業にとっては、一気通貫で申請・精算・手配・振込（FBデータ作成）までできるので、うってつけのシステムと言えるのではないでしょうか。