会計システムとの連携
業務効率が一気に上がりました

NAVI NEO」移行後に業務がどのように改善できたか、
これからの「J’sNAVI NEO」に期待したいことなどについて、インタビューをおこないました。 

JTBグループ本社は、前バージョン「J’sNAVI」からのユーザーです。
「J’sNAVI NEO」への移行に至った経緯や、「J’sNAVI NEO」移行後に業務がどのように改善できたか、これからの「J’sNAVI NEO」に期待したいことなどについて、インタビューをおこないました。 

「J’sNAVI NEO」導入前は、旅費や経費をどのように処理されていましたか?

「J’sNAVI NEO」導入以前の「J’sNAVI」では、交通費の精算に使用していました。 「J’sNAVI NEO」に移行するにあたり、旅費・交通費以外に経費精算申請まで広げて、一本化し業務改善をしていこうかと。 「J’sNAVI NEO」にしてからは、経費と旅費の両方で利用しています。

範囲でいえば、経費は支出の全般から旅費の個人の立替分も含め、すべてこのシステムです。幅広く使っています。

「J’sNAVI NEO」導入を決めたきっかけは何でしたか?

前バージョンの「J’sNAVI」から使っていましたが、「J’sNAVI NEO」になり、新しいブラウザにも対応でき、さらには新機能も追加されているということで移行を決めました。ですが、いくらグループ会社だからと、最初から「J’sNAVI NEO」を、と決めていたわけではなく、何社か比較調査してコンペのようにして決めました。

利用者が「J’sNAVI」に慣れていたので、移行に際し、あまり抵抗がないことと、グループ全体の会計システムと連携機能ができるところが、「J’sNAVI NEO」移行の決め手でした。

また、規模の大きいグループ本社としてある程度「J’sNAVI NEO」で上手く回っていけるという形を作っておけば、導入していない他のグループの会社も追随するのではないかと思っております。

導入されてみて、日々の業務はどのように変わりましたか?

経費で言えば、それまでいちいち紙で回して、エクセルデータにして、承認印を押して回覧して…と手間も時間もかけていたものが、今はそれがすべてWEB上ですぐチェックし、対応できるというのが楽ですね。

紙だとまず「誰が何を作っているのか」がわからない。WEBならすべての申請者のステータスがわかります。経費管理する側としては、WEBで確認して、そのうえで「精算がまだ来ていないので、やってください」という催促も簡単にできるようになりました。

また、「J’sNAVI NEO」の導入の決め手となった会計処理との連携が可能になったことで、作業がとても便利になりました。それまでは一人ずつ振込手続きをとり、会計システムで振込処理するという二段階でやっていたものが、社員の口座番号を登録してCSVデータを取り込むことで一括振込作業ができるようになりました。この業務効率化は、大きなメリットだと実感しています。

ほかにも「ここの効率が良くなった」という点はございますか?

実は、時間など数字で見える効率化だけでないメリットを感じています。例えば科目選択でミスがあったとき、それまでは紙ベースでしたので、都度こちらで修正対応していました。しかしWEB上で申請者も管理者も確認できることから、「次回は科目をきちんと選んでほしい」と指導できるので、正しい認識をしてもらえるようになります。一度修正してもらえれば、履歴が残ることでその後は正しい入力のまま対応してもらえます。また、利用者が間違えやすいミスの傾向もわかりますし、そこを重点的に対応できるので、長い目で見た効率化はこれから実感できるのではないかと思っています。

全体を管理する側で言えば、有効期間を設定できる、というのもうれしいですね。実はジェイティービーは持ち株会社で、JTBグループ会社の社員が出向で本社に移ってくるという仕組みになっています。その分、異動も多く、転入・転出の該当社員も大勢おります。グループ本社から転出する場合、ユーザーマスタに1か月データを残しておけば、異動までに間に合わなかった処理を済ませます。それ以降は自動でユーザー情報が削除できますから、一番忙しい月初にいちいち削除対応しなくてもよくなり、組織変更時のバタバタも少なくなりました。

現場の方からの反響はございましたか?

旅費精算だけでも経費精算まで対象を広げたので、最初は多少の戸惑いもあったようですが、管理者もこのシステムで旅費と経費を一本でチェックできるようになりましたし、検索もスムーズにできますので、その点はメリットと感じてもらえていると思います。画面は見やすいですし、遷移のスピードも「J’sNAVI NEO」になってから上がりましたね。

申請側からすると、承認が止まっている、ということが少なくなった、と感じてもらえていると思います。承認者が1週間、10日間と出張で不在ということがよくあるのですが、それまでのやり方ですと、承認者が不在の場合は机上に書類が溜まってしまいます。申請から承認までの時間が長くなるということは、良いこととは言えません。申請した案件のステータスが画面上ですぐ確認できるとともに、代理承認者が対応できるので、そのあたりをスピーディにできるのは現場としてもうれしいのではないでしょうか。

サポート面では、いかがですか?

「J’sNAVI NEO」のサポートセンターにはよく問い合わせていますが、いつも気持ち良く対応していただいているので、とても助かっております。

導入初期は、社内からかなりの件数の問い合わせがありました。我々ユーザー管理としても不慣れな点があり、その都度サポートセンターに確認して対応いたしました。迅速・丁寧なご説明をいただき、こちらもすぐユーザー対応できたので、ユーザーに感謝されました。

導入時は、営業の人がいらして実際に画面を見てくださったり、そこでいろいろと相談したりして、いろいろな相談に乗ってもらえました。そのおかげで、比較的スムーズにできたように思います。細やかなご対応が良かったですね。

「将来はこんな風に利用できたら」と期待する点はございますか?

JTBグループの特徴なのですが、各社で複数店舗持っており、店舗の業務担当者がいちいち出張の際に店舗に経費を出しておりました。20店舗あれば、20名お金を出す人がいるという状況なのですが、その分リスクがあります。BPRという面では、今後は立て替えや仮払いといった精算を本社がまとめて一括でやれるようになればいいですね。JTBグループは国内で70~80社くらいあり、旅費・経費の処理はそれぞれバラバラのやり方で行っています。先ほどのスキームを上手く取り入れてモデルケースとしてできれば、導入メリットとしてアピールできます。他の会社も追随してくれるのではないかと思います。そこは今後の話として、期待したいですね。

導入実績

PAGE TOP