精算データの有効活用で社内の経費削減に貢献!

横浜の本社・開発センターをはじめ、熊本に事業所、さらに福島の会津および台湾に子会社をもつ同社では、
社員約200名の経費精算にJ’sNAVI NEOを利用し、経理担当者、ユーザの業務効率化や
リモートワーク率の向上に取り組んでいる

半導体のテストビジネスに特化した企業として2005年に設立された株式会社テラプローブ(以下テラプローブ)。横浜の本社・開発センターをはじめ、熊本に事業所、さらに福島の会津および台湾に子会社をもつ同社では、社員約200名の経費精算にJ’sNAVI NEOを利用し、経理担当者、ユーザの業務効率化やリモートワーク率の向上に取り組んでいる。今回は、テラプローブがどのようにJ’sNAVI NEOを有効活用しているのか、管理部 人事グループ 加藤小百合さん、同部 同グループ 酒井優季さんに伺った。

紙中心の経費精算でスムーズな承認処理ができていませんでした

株式会社テラプローブ
管理部 人事グループ
加藤小百合さん

━━━ まず、お二人が普段J’sNAVI NEOを使ってどのように経費精算業務をしているか教えてください。
「所属は人事グループとなっておりますが、人事および総務業務を担っており、J’sNAVI NEOの運用・保守を行っています。具体的には、ユーザがJ’sNAVI NEOを使って出張費や近隣交通費の申請や手配を行った際に、私たち管理部で申請書の内容を確認し、最終承認をしています。精算が必要な場合は、承認完了後にJ’ sNAVI NEOより精算データを出力し、経理担当者へ支払いをお願いしております。」(人事グループ 加藤小百合さん)

「基本的には私も同じ業務をしています。領収書原本と日付や金額などの突合等を行い、承認処理の後、経理部へJ’sNAVI NEOから出力した精算データを渡して支払処理をしています。」(人事グループ 酒井優季さん)

━━━ J’sNAVI導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。
「以前は、出張前の申請も出張後の精算も全て紙で行っていました。領収書を元に、一件ずつ経理担当者が支払伝票を起票し、支払処理を行っていたため、確認や支払処理に多くの時間を費やしていました。また、紙を回覧して上長の承認を得ていたので、上長の出張中は承認が滞って書類が溜まってしまうということもよくありました。弊社では、コロナ前は月100件程度の出張があったため、紙での対応は難しかったと思います。」(人事グループ 加藤小百合さん)

サポートチームが親身になって対応してくれるので助かっています

━━ テラプローブ様は以前から旧J’sNAVI シリーズをご利用いただいておりましたが、継続利用の決め手は何でしょうか。
「旧J’sNAVIからの切り替えにあたって、他社の経費精算システムとも比較検討しました。価格面では最安値というわけではなかったかと思いますが、J’sNAVI NEOには当社が必要な機能が過不足なくそろっており、もともとJ’sNAVIシリーズを利用していたので、ユーザにとっても使いやすいのではないかと思い、導入を決定しました。」(人事グループ 加藤小百合さん)

━━ J’sNAVI NEOを実際に利用してみた感想を教えてください。
「J’sNAVI NEOは導入後のサポートが非常に手厚いと感じています。サポートセンターにお問合せをしてから回答をいただくまでが非常に早く、驚いています。ユーザからの問合せは、私たち保守関係者が取り纏めてサポートセンターに問い合わせをしております。特に交替制勤務者の場合は、あまりパソコンでの作業に割ける時間が多くないということもあり、サポートセンターからすぐに回答が返って来るのは大変助かっています。また、当社の保守関係者が異動で変わったこともありましたが、J’sNAVI NEOのサポートセンターの方は過去のお問合せ等から当社の運用をよくご理解いただいているので、毎回話がスムーズに進む点もありがたいです。」(人事グループ 酒井優季さん)

従業員の立替が発生することなく出張手配が可能に!

株式会社テラプローブ
管理部 人事グループ
酒井優季さん

━━ 導入によって業務にどのような変化がありましたか。
「以前は紙の回覧に時間を要していましたが、J’sNAVI NEOを導入してからは申請から精算までの全てをデータで確認、オンライン上で承認作業ができるので、申請から1週間以内に最終承認を完了できるようになりました。また、J’sNAVI NEOでは申請時にユーザが直接航空券の手配をすることができるので従業員の立替が発生することなく出張手配が可能になり、従業員の金銭的負担を軽減できております。月に一度、経理担当者に渡している精算データも手動で入力することなく、ボタン一つで出力できるようになり、月末・月初めに行っていた給与計算や請求書の処理といった人事総務の本業にリソースを割けるようになったので、業務効率化を実感しています。」(人事グループ 加藤小百合さん)

「ユーザからの申請に間違いがあった場合に、以前は伝票自体を持っていって修正箇所を指摘する必要がありましたが、J’sNAVI NEOの導入後はシステム上でコメントを入れて差戻しができて便利です。また、従業員によっては、月に何度も出張がある場合もあります。そういった方から航空券以外で発生した出張費用の立替金額が大きい時に、”できるだけ早く振り込んで欲しい”と依頼をいただくこともありますので、最終承認までの時間を削減し、振込用の精算データを経理部に回すまでの時間が短くなったというのもユーザ側からするとメリットかと思います。」(人事グループ 酒井優季さん)

経費削減に精算データを有効活用!

━━ 今後、J’sNAVI NEOを活用して取り組みたいと考えていることを教えてください。
「当社では、全社的に出張経費の削減に注力しています。そのため、各部署が年度の計画に織り込んでいく際の参考値としてもらえるよう、J’sNAVI NEOから部署コードで振り分けて出力した精算データの実績値を社内に展開しています。今後は、さらに分析用のデータを活用しやすいように加工したり、保守管理者以外の従業員にもデータを見やすいように出力時の設定を変えたりする必要があると感じています。」(人事グループ 加藤小百合さん)

━━ 最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。
「J’sNAVI NEOで申請から精算までのデータを一括管理できることの恩恵は大きいと思います。経費精算に関わる情報を紙ではなくデータ化して管理することで、例えば、振込処理や過去実績の確認の際に保守管理者の手間も減らすことができますし、データであれば集計や分析など様々な形で有効活用できます。また、現在私たちは週の半分以上在宅勤務をしていますが、特に経理担当者のリモートワークを実現するためには経費精算のペーパーレス化は必要不可欠だと思いますので、リモートワークに力を入れている企業様にはJ’sNAVI NEOの導入検討をおすすめします。」(人事グループ 加藤小百合さん)

「J’sNAVI NEOは保守管理者や経理担当者の負担だけでなく、ユーザの負担も軽減してくれます。紙の回覧をなくしてデジタルで承認を進められるので、申請者側でも承認状況がすぐに確認できますし、航空券の手配時も従業員の費用の立替がなくなり、意識しなくても自然とキャッシュレス化も進むと思います。」(人事グループ 酒井優季さん)

━━ 本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
※写真撮影時のみマスクを外しています

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Case study

導入実績

導入企業様(一例)

  • 日本製紙株式会社
  • クラフト株式会社
  • 株式会社商工組合中央金庫
  • 株式会社池田模範堂
  • 株式会社アデランス
  • オーエスジー株式会社
  • 旭ダイヤモンド工業株式会社
  • AGCポリマー建材株式会社
  • 上智学院
  • 株式会社エスイー
  • 株式会社テラプローブ
  • 合同製鐵株式会社
  • アルテリア・ネットワークス株式会社
  • 学校法人創価大学
  • 株式会社高砂製作所
  • 信濃建物総合管理株式会社
  • 倉敷紡績株式会社
  • 帝国繊維株式会社
  • J.フロントリテイリング
  • 筑紫女学園
  • 株式会社TAM
  • 株式会社コスダック
  • 株式会社アクシスウェア
  • 有限会社アヴァンデザイン研究所
  • PHC株式会社

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