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出張精算を効率化するための3つのポイント

<p><strong>出張精算を効率化</strong>するための3つのポイント</p>

出張精算を効率化するための3つのポイント

本記事のテーマ

アフターコロナの時代となり、国内外の人の移動も活発化してきました。
JTBビジネストラベルソリューションズ(以下JTB-CWT)の実績では、国内出張における年度別取扱額もコロナ前の2019年度比の約79%となっており、出張需要の回復が伺えます。

さて、出張が増えてくると、企業の課題となってくるのが出張精算の効率化。
新幹線・飛行機・ホテルなどの旅費交通費にはじまり、出張先での近隣交通費、接待費など、様々な経費が発生する出張後の精算業務は、出張者・承認者・出張管理担当者・経理担当者など、社内の多くの部門にとって負担となります。

そこで今回は、そんな出張精算を効率化するための3つのポイントをご紹介します。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の施行で、経費精算業務がより煩雑になることが予想される今だからこそ、ぜひ一度ご覧ください。

※記載されている内容は2023年7月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

目次

出張精算の流れ

出張精算を効率化するためにも、まずは一般的な出張精算の流れを確認していきましょう。

出張前に事前申請

遠方への出張の際は、出張前に上長、または担当部署に申請し、承認を得る必要があります。会社によっては事前に、出張の目的や内容、費用を申請書として提出する必要があります。

出張経費の立替

出張先までの旅費交通費や宿泊費を、出張者が立て替えます。この時、会社名で領収書を受け取るのを忘れないように注意しましょう。

旅費精算書の記入

出張から戻ったら、旅費精算書に、出張の概要と、領収書の内容を記載します。記入ミスがあると、差し戻され、再度記入が必要になりますので、確認を徹底しましょう。

担当の上司への提出

記入した旅費精算書を上司に提出し、承認をもらいます。この時、事前の申請と、内容が大きく変更になっている点があれば、説明が必要になりますので、事前に確認しておきましょう。

経理部へ提出

上司に承認をもらった旅費精算書と、領収書を経理部に提出し、確認をしてもらいます。金額の確認だけでなく、移動手段や宿泊先が適切かどうかなども確認されます。

払い戻し

経理部での確認が完了すると、立替分の中で経費として承認されたものが、出張者に払い戻されます。払戻日や方法は会社によって異なるため、こちらも会社規定を確認しておく必要があります。

出張精算でよくある課題

そもそも、具体的に出張精算の「なに」が課題になっているのでしょうか?
「出張者」と、承認者・出張管理担当者・経理担当者などの「管理者」にわけ、それぞれが抱える課題について改めて考えていきたいと思います。

出張者の課題

・出張旅費の立替:個人立替で飛行機や新幹線、ホテルを手配した場合、金額が大きくなるため、立替経費の支払いがされるまでの間、出張者に金銭的負担がかかります。特に最近は、国内宿泊費が高騰しているため、出張者の負担がより大きくなっています。

・領収書の管理・提出:冒頭に記載した通り、一度出張に行くと、様々な経費が発生します。経費が発生するということは、その分、領収書も増えるということ。いつ、どこで、何に使った費用なのかを覚えておくととともに、出張中はこれらを管理し、出張後は会社のルールに従って提出しなければなりません。

・出張精算書の記入:様々な経費が発生する分、出張精算書は記入する内容も多くなります。特に旅費交通費については、企業により、区間や運賃種別、プラン名といった詳細まで記載しなければならない場合があります。そのため、手入力で対応しようとすると負担が大きく、通常業務にかける時間を削られてしまいます。

管理者の課題

・立替経費・仮払いの精算:実費立替の場合、従業員への支払の処理が必要となります。
また、仮払いの場合は、小口現金のやりとりが発生するため、経理担当者にとって負担が大きく、月末に実際の残高と小口現金出納帳とで金額があわないといったトラブルが起きる可能性もあります。
また、立替経費、仮払いのいずれも出張者本人との金銭のやり取りが発生するため、カラ出張や二重精算といった不正のリスクも含んでいます。

・精算内容の確認、差戻し:社内規程に合った適正価格か、QUOカード付などの換金プランを使用していないか、日当計算は正しいかなど、出張精算では、その他の経費精算よりも確認事項が多くなります。また、前述の通り、精算書の記入項目も多いため、記入の漏れやミスにより、差戻しが発生する可能性も高くなります。特に紙で出張精算をしている企業は、精算書の記入の仕方も属人的になりやすく、確認により多くの時間がかかってしまうということもあるでしょう。

・精算手続きをしない出張者への催促:紙の出張精算書を使用している企業や、電子帳簿保存法対応をしていない企業の場合、頻繁に出張に行く出張者は期日までに出張精算書・領収書を提出することが難しいケースがあります。そういった出張者への催促も管理者の課題ではないでしょうか。特に出張者の役職が高いと、催促したいけれど中々できないといった声もよく聞きます。

では、これらの課題を解決するには実際にどのような方法があるのでしょうか。

出張精算を効率化する3つのポイント

前章より、出張精算の効率化のカギは、「立替精算の削減」と「出張精算書の作成、チェックの効率化」にあると言えます。では、これらを改善するには、具体的にどのようにしたらよいのでしょうか。
3つのポイントに分けて解説していきます。

ポイント1 出張旅費の立替を削減する

出張旅費の個人立替削減には、「出張手配をビジネストラベルマネジメント会社に一本化する」ことが有効です。
ビジネストラベルマネジメント会社であれば、基本的に会社一括請求にて出張手配ができるため、個人立替そのものをなくすことが可能です。また、ビジネストラベルマネジメント会社では、実績レポートの提供やコンサルティングを行っていることも多いため、個人立替削減以外にも様々なメリットが期待できます。

【関連コラム】
立替精算業務の負荷を改善し、社内全体で生産性をアップする方法とは?

<ビジネストラベルマネジメント会社への一本化により期待できるメリット>

・会社一括請求のため、出張者の旅費の立替払い、精算時の領収書や証票添付が不要になる
・請求書の様式が統一されるため、経理担当者が出張精算書と請求書の突き合わせ作業をしやすくなる
・社内の出張件数や費用、1出張あたりの平均単価などを確認しやすくなる
・出張コスト(直接コスト、間接コスト)削減の糸口を見つけられる
・会社側が実際の費用を把握できるため、出張者の不正抑止になる
・誰が、いつ、どこに出張しているのか把握しやすくなるため、危機管理の向上につながる

実際にビジネストラベルマネジメント会社への一本化を検討する場合は、特定の航空会社・ホテルなど、自社で利用の多いコンテンツが手配できるか、オンライン予約ができるかといった点に注意しましょう。

ポイント2 出張先での経費の個人立替を削減する

出張先での経費の個人立替を削減するには、会社決済型のコーポレートカードの活用が有効です。
会社決済型のコーポレートカードであれば、請求は全て会社にいくため、個人立替が不要となります。
特に昨今は物価高により、出張先での経費も金額が大きくなりやすいため、出張者にとって個人立替が不要になるメリットは以前よりも大きいのではないでしょうか。
また、経費利用を会社請求型のコーポレートカードに集約すると個人立替削減以外にも様々なメリットがあります。

<経費利用を会社決済型コーポレートカードに集約するメリット>

・利用明細データの活用により会社の経費利用の状況を確認しやすくなる
・精算手続きが漏れている経費を見つけやすくなる
・経費利用の状況が把握できるため従業員の不正抑止になる
・キャッシュフローを改善できる
・経費精算システムや会計システム等との連携により精算業務を効率化できる

ただ、この方法を聞いて、「全社員にコーポレートカードを持たせるなんて不正利用のリスクが高くてできない」と思った方も多いのではないでしょうか。その場合は、コーポレートカードとビジネスプリペイドカードを併用するという方法がおすすめです。
ビジネスプリペイドカードであれば、管理者側で入出金の管理ができ、利用者は入金額以上の支払いができないため、不正リスクを低減できます。そのため、コーポレートカードを持たせたくない社員や社外スタッフには、ビジネスプリペイドカードを持たせる、という運用にすることで、コーポレートカードだけでは埋められない個人立替削減の穴を塞ぐことができます。

ポイント3 出張精算書の作成、チェックを効率化する

出張精算書作成、チェックを効率化する方法は、既に出張精算をシステム化しているかどうかでスタート地点が異なります。

<紙やExcelで出張精算をしている場合>

出張のチケット実績データ連携や日当計算の自動化ができる経費精算システムの導入が有効です。
飛行機や新幹線、宿泊先の利用実績データ(利用日やサービス名、区間、運賃種別、プラン名など)を出張精算書に取り込むことができれば、手入力しなければならない項目がぐっと減り、精算書の作成にかかる時間を短縮できます。また、記入ミスも削減できるため、管理者のチェックの手間や差戻しの削減にもつながります。
また、日当計算をサポートする機能もあれば、出張精算書の作成・チェック時に、規程をいちいち見返して計算する必要がなくなるため、出張者と管理者の両方の負担を軽減できるでしょう。
改正電子帳簿保存法やインボイス制度施行のあおりを受け、急いで経費精算システムの導入を検討する企業様も多いと思いますが、出張精算に課題を抱える企業においては、知名度や価格だけでなく、上述の機能を持っているかという観点を持っておくことをお勧めします。
特に日当計算をサポートする機能については、機能として持っている製品は多いものの、どこまで細かい規程に対応できるかは製品ごとに異なるため、事前に自社の規程を伝え、対応可否を確認しておきましょう。
また、ポイント2で解説したコーポレートカードの利用がある場合は、利用中のコーポレートカードを連携できるかの確認も重要です。

【関連コラム】
出張費精算でミスが起きやすいのはどこ?

導入メリット

経費精算と出張旅費のシステム導入効果

業務効率化

旅費の削減

JTBグループが開発した『J’sNAVI NEO(ジェイズナビ ネオ)』は会社一括請求による出張手配機能をもった経費精算システム。出張の事前申請~手配~精算までワンストップで行うことができ、出張時の立替削減や出張精算の効率化、出張コストの削減を実現します。

また、細かい出張規定にも柔軟に対応でき、これまでシリーズ累計で800社100万ユーザの導入実績があります。コーポレートカード・ビジネスプリペイドカード連携、交通系ICカード連携、スマホアプリ対応、会計システム連携機能、電子帳簿保存法対応機能、インボイス制度対応機能など、一般的な経費精算システムが持つ機能も兼ね備えており、出張旅費以外の経費精算にも対応しています。

<経費精算システムやワークフローシステムで出張精算をしている場合>

経費精算システムやワークフローシステムを利用している場合、紙やExcelの運用と比べると、既にある程度の精算業務の効率化はできているかと思いますが、意外と出張精算書の作成はまだまだ手入力が残ってしまっているのではないでしょうか。出張精算のさらなる効率化を目指すのであれば、ご利用中の経費精算・ワークフローシステムへの出張のチケット実績データ連携が有効です。
経費データ連携プラットフォーム『J’sNAVI Jr.(ジェイズナビ ジュニア)』であれば、飛行機や新幹線、宿泊先の利用実績データ(利用日やサービス名、区間、運賃種別、プラン名など)をご利用中の経費精算・ワークフローシステムへ取り込み、精算書の作成に活用することが可能です。また、コーポレートカード・ビジネスプリペイドカードの利用明細データもご利用中のシステムに連携できるため、ご利用中のシステムのリプレイスをしなくても、経費精算業務の更なる効率化を実現できます。

まとめ

ここまで出張精算の効率化の方法を解説してきました。
出張精算の効率化は、関わる部署が多い分、効率化を実現できれば、人件費削減や離職率の改善も期待できるのではないでしょうか。
また、今回ご紹介した3つの方法は不正リスクの低減にもつながりますので、今後のご参考になれば幸いです。

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