出張精算のデジタル化を実現！J’sNAVI NEO導入で約40分の作業が半分に短縮｜クラウド型旅費精算システム（出張手配・精算システム）「J’sNAVI NEO」

株式会社丸井グループ（以下丸井グループ）は、商業施設やECを展開する小売、「エポスカード」を基軸とするフィンテック、新規事業創出やお取引先さまとの共創を進める未来投資という新たな三位一体のビジネスモデルにより、さらなる企業価値を目指している。

同社では、事業所の拡大をきっかけに、J’sNAVI NEOを導入し、出張精算のシステム化や効率化、不正リスクの軽減を実現している。そこで今回は、J’sNAVI NEO導入前に抱えていた出張精算に関する課題や導入後の効果を中心に、人事部労務課の山口峻さんにお話を伺った。

全国の事業所の出張精算をデジタル化

株式会社丸井グループ
人事部　労務課
山口　峻

━━ J’sNAVI NEO導入前は出張精算にどのような課題を抱えていましたか。

J’sNAVI NEO導入前は大きく2つの課題がありました。1つ目は、出張の申請から精算までの業務コストの増加です。当社では、店舗や事業所の全国展開をしており、それに伴い出張件数が増加していました。当時は、紙での運用をしていたため、申請者と決裁者・管理者の作業負担が大きかったことに加え、申請から決裁、経費計算までの時間的ロスが課題でした。また、社員自らが立て替えてチケット手配を行っており、月に3、4回出張に行く社員は金銭的な負担も発生していたと思います。

2つ目の課題は、不正防止に関わる統制機能の限界です。
J’sNAVI NEO導入前の出張申請は、紙でのやりとりを中心としており、申請・精算内容と利用実績の照合などは人的作業によって行っていました。しかし、出張件数が増加するにつれて、申請・精算の内容を1件ずつ細やかにチェックすることが難しくなっていました。その結果、なりすましの決裁や押印などの不正が発生する可能性があると考え、システム導入によって不正リスクを低減したいという思いがありました。

━━ 他に比較した経費精算システムやJ’sNAVI NEOに決めた理由を聞かせてください。

経費精算システムは、3社と比較しました。当時、出張を担当していた労務担当者に相談したところ、JTBのJ’sNAVI NEOを教えてもらいました。当社は元々紙での運用だったので、どの経費精算システムを導入してもある程度の業務削減効果は期待できると考えていました。その中でJ’sNAVI NEOを選定した大きな理由は「信頼性」と「安全性」です。「信頼性」は、JTBという安心感のある企業で運営されているシステムということです。「安全性」においては、当時は個人情報管理の観点で、当社のシステム環境上のクラウド対応が整備されていない時期でした。そのため、個人情報などの流出リスクを抑えるうえでも、オンプレミスで導入ができるJ’sNAVI NEOが魅力的でした。導入コストも他社に比べると、比較的安価だったことも挙げられます。また、他社の経費精算システムだと出張手配ができませんでしたが、J’sNAVI NEOは出張手配から申請・精算まで1つのシステムで対応できるという点も導入を決定した理由の1つです。

チケットの手配がスムーズに。
検索機能を使って出張の内容も分析可能

━━ J’sNAVI NEOの主な運用方法やよく利用している機能がありましたら教えてください。

チケットの手配から精算に至るまでの機能をまんべんなく使っていますが、特に「チケット手配機能」を重宝しています。これまでは、チケットを手配する手間や精算書を手で起票する手間が発生しておりましたがJ’sNAVI NEOでは、手配したチケットのデータが精算書に連携されるので、比較的スムーズに精算業務に至るまでのフローを行うことができるようになりました。また、以前は出張費用を社員自身で立て替える運用を取っており、社員に金銭的な負担がかかっていましたが、J’sNAVI NEOでチケット手配を行えるようになったことで立て替えの対応が少なくなり、社員にとっても大きなメリットだと感じています。さらに、紙で管理を行っていた当時は、過去のデータを活用することはほとんどありませんでしたが、J’sNAVI NEOを導入してからは、「検索機能」を活用して、出張内容や事業所ごとの費用を可視化して分析することが可能になりました。

＞ J’s NAVI NEOのチケット手配機能について詳細を見る

━━ 導入によって業務はどのように変化しましたか。

J’sNAVI NEOを導入したことで、時間を大幅に短縮できました。当時だと１人の出張に対して、申請・精算・内容確認・承認・支払いの工程で約40分程度かかり、人件費にすると2,200円、年間約600万円の人件費が必要でした。J’sNAVINEOの導入によって、工程の所要時間は半分の約20分、人件費は1,100円まで減少し、年間の人件費は約300万円の削減効果がありました。

また、7年間の保管が必要な証憑書類などは、倉庫を借りて保管していましたが、J’sNAVI NEOの導入後は出張に関する書類は大幅に減り、保管コストが削減できました。他にも、書類の紛失のリスクもシステム導入によって低減し、スムーズに業務が進められていると思います。

現金主義からキャッシュレスへの移行を

━━ J’sNAVI NEOの今後の活用イメージや経理業務の効率化に向けて、取り組みたいと考えていることを教えてください。

紙での業務からJ’sNAVI NEOを導入したことで、システム化による業務の削減には繋がったと考えています。今後はそのシステム化した先の姿としてできる限りの無駄を削減することを目指しております。例えばですがシステムの入力の作業を減らすという点で利用者自身が所持しているICカードやモバイル決済との連携ができるようになるような、キャッシュレスの観点での対応がより進むように取り組みたいと考えています。

━━ 最後にJ’sNAVI NEO導入を検討している方々にメッセージをお願いします。

出張や経費精算業務は基本的に時間や手間のかかる作業だと考えられます。さまざまな企業様のシステムの中でもJ’sNAVI NEOは余計な作業を軽減させるという観点でお役立ちできるシステムではないかと考えています。また、システム化することで今まで見えていなかった社内の出張動向や経費の管理もしやすくなりますので、J’sNAVI NEOは有効なシステムだと思います。