コーポレートカード連携と日当の自動計算で月1,000件の出張旅費精算の効率化を実現！｜クラウド型旅費精算システム（出張手配・精算システム）「J’sNAVI NEO」

工作機械、切削工具及びその関連製品の設計・製造・販売・コンサルティング業務から製品の据付、技術指導、アフターサービスまでを行っているニデックマシンツール株式会社。事業譲渡を背景に旅費精算システムをJ’sNAVI NEOへ切り替えた同社は、コーポレートカード連携や会計システム連携などの機能を活用し、出張旅費精算の効率化や立替精算の削減を実現している。そこで今回はJ’sNAVI NEO導入の経緯や導入後の変化を中心に情報システム部の澤野井保子さん、人事部の鳴海昌弘さん、総務部の井手知子さん、同部立花佳奈さんにお話しを伺った。

事業譲渡によりニデックグループ傘下へ。
月1,000件以上の出張旅費精算のため個社独自でのシステム導入が急務だった

情報システム部澤野井保子さん

━━ J’sNAVI NEO検討のきっかけを教えてください。

当社は元々、三菱重工のグループ会社でしたが、ニデックグループに事業譲渡され、ニデックマシンツール株式会社となりました。事業譲渡前はコーポレート関係のシステムは三菱重工グループで導入しているシステムを利用していましたが、事業譲渡に伴い、個社独自でシステムを導入する必要が出てきました。当社は国内・海外を合わせると月1,000件以上の出張があります。そのため、早急に旅費精算システムを導入しなければとプロジェクトを発足し、情報収集を進めていく中でJ’sNAVI NEOを知り、検討を始めました。

━━ 他の製品との比較はされましたか。J’sNAVI NEO導入の決め手は何ですか。

比較検討は、J’sNAVI NEOと事業譲渡前に利用していたシステムを含めた計6製品で行いました。比較の際に重視した点は、機能、導入期間、価格です。当社は旅費規程が細かく、日当は時間経過や宿泊・食事提供の有無、出張先のエリア、深夜・休日移動の有無など、複数の条件で分岐します。それらの条件に応じて日当の自動計算ができることは必須条件でした。また、1回の出張で複数の工事に関する業務を行うことがあるため、費用ごとに工事番号を紐づけて精算書が作成できるというのも譲れない条件でした。正直なところ、比較した6製品のうち、事業譲渡前に利用していたシステムを含め、機能に関する条件を満たすものはJ’sNAVI NEO以外にもありましたが、出張についてのノウハウが豊富で導入までのやりとりがスムーズに進められそうだった点や、費用面も含めて検討した結果、J’sNAVI NEOを採用するに至りました。

コーポレートカード連携の活用でカード利用分の費用計上が楽に！
カード利用の増加で立替精算の負担も軽減

人事部鳴海昌弘さん

━━ J’sNAVI NEO 導入で解決された課題はありますか。

以前使用していたシステムでも機能的に不足している部分はなかったため、抱えていた課題自体は多くありませんが、コーポレートカードの費用計上の工数を大幅に削減できたことはJ’sNAVI NEO導入の大きな成果だと感じています。当社では出張に行く社員を対象にコーポレートカードを発行していますが、以前はその利用分について、部門内の担当者が各出張者に使用目的や工事番号を確認し、とりまとめたものを総務がチェックの上、会計システムに手作業で仕訳を入力していました。J’sNAVI NEO導入後は、コーポレートカード連携を活用し、出張者本人がカードの利用明細データを使用して各自で精算書を作成、申請するようにしています。これにより、部門担当者、総務のとりまとめ作業が不要になったほか、精算書の作成が簡単に行えることで、コーポレートカードの利用が促進され、これまでカードを持っていても使わなかった出張者達も利用するようになりました。金額でいうとJ’sNAVI NEO導入前と導入後を比較して倍近くの利用となっています。コーポレートカードの利用が促進されたことで、出張者の立替の負担が軽減できたことは嬉しい変化だと思っています。また、経理にとって負担となっていた勘定科目の仕訳や会計システムへの手入力についても、J’sNAVI NEOで自動仕訳されたデータを会計システムに連携することで現在は自動化できています。

＞ J’s NAVI NEOのカード連携機能について詳しく見る

━━ システムが変わったことに対する出張者の反応はいかがですか。

やはり導入当初は使用方法に関する問い合わせが多かったものの、日が経つにつれ、段々と問い合わせは減ってきています。最近では、「以前使用していたシステムよりも画面遷移が少なくわかりやすい」、「文字が大きく見やすい」、「摘要もワード検索をして選べるので、選びたいものを見つけやすくなった」など、画面の分かりやすさや使いやすさを評価する声も聞くようになりました。

今後を見据え、電子帳簿保存法対応でペーパーレスを目指したい

総務部立花佳奈さん

━━ J’sNAVI NEOの今後の活用イメージや取り組みたいと考えていることを教えてください。

ペーパーレス促進のため、電子帳簿保存法の対応を前向きに取り組んでいきたいと思っています。というのも、事業譲渡により、それまで外部に委託していた紙の領収書の管理も自社で行うようになり、現時点ではまだ日が浅く、量が少ないため、問題なく管理できていますが、今後7年、10年保管していくことを考えると、どんどん管理が難しくなってくると思いますので、スキャナ保存も含め、検討していきたいです。また、インボイス制度への対応も必須となりますので、J’sNAVI NEOを活用していきたいと考えています。

＞ J’s NAVI NEOの電子帳簿保存法対応機能について詳しく見る

━━ 最後に、J’sNAVI NEO導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

J’sNAVI NEOの機能面、サポート体制ともに満足しています。特にサポート体制については、導入前の段階から検証環境の貸し出しやテストデータの作成など、しっかりと対応いただけました。旅費精算についてのノウハウもあり、話も早いですし、当社のような日当計算を細かくしている企業にはとてもフィットするシステムだと思います。