管理本部 ファイナンス
松並 里佳さん

━━ J’sNAVI NEO導入前は経費精算においてどのような課題を抱えていましたか。

従来、本社ではExcelのフォームに申請者が入力し、紙に印刷をして提出をするという運用を行っていました。また、店舗では、本社と同様に申請書を作成した後、月末に本社へ郵送していました。そのため、申請者はすべての申請内容を手入力しなければならず、申請書の作成に時間をとられていました。特に、店舗ではパソコンに触り慣れていないスタッフも多いため、先にExcelのフォームを印刷し、手書きで記入するというケースも多く、接客業務に注力するのが難しい状況も発生していました。そして紙の申請書を受け取る承認者側も、申請内容のチェック・押印のために出社をしなければならないという課題を抱えていました。そのため、承認者の不在が続くと、事前申請書の承認が間に合わず、精算書と同時に承認されるというケースも発生し、ガバナンスの面で不安がありました。また、経理担当者も、提出された紙の申請書と領収書を目視で確認した後、Excelに手入力で内容を転記し、仕訳データや振り込みデータの作成をしていたため、経費精算業務の90％以上が手作業で手間も時間もかかっていました。中でも、過去のデータ分析をする際には、Excelに転記している項目では足りず、紙の申請書を探しださねばならないというケースも多くあり、大変非効率でした。また、紙中心の運用のため、書類紛失のリスクが内在している点も解決したい課題の一つでした。

━━ J’sNAVI NEO導入の決め手はなんですか？

2015年に店舗数が大幅に増加したことで手作業での対応が限界に達したため、2016年にシステム化のプロジェクトが立ち上がりました。本社では、以前から出張手配でJTBの出張手配システム（Bzit）を利用していたこともあり、当時の経理担当者から相談をしてみたところ、J’sNAVI NEOをご紹介いただきました。経理担当者が前職で使用していた製品や、駅のポスターで見かけた製品、インターネットで調べたメジャーな製品との比較もしましたが、事前申請・出張手配・経費精算の一連の作業をすべてシステム内で完結できる点、コストパフォーマンスが良い点が決め手となり、J’sNAVI NEOの導入を決定しました。最初は本社のみでの導入を考えていましたが、店舗の経費精算もボリュームがあったため、ご担当の方とも色々と相談をさせていただいた結果、店舗も含めて導入することにしました。現在は2015年時点よりも更に店舗数が増え、全国300店以上となりました。そのため、店舗からの申請だけでも毎月600～900件程度、繁忙期にはさらにその2～3倍の申請がありますので、店舗も含めてシステム化に踏み切ったことは英断だったと思っています。

＞ J’s NAVI NEOのチケット手配機能について詳細を見る

管理本部 ファイナンス
榊 麻衣子さん

━━ 導入によって業務はどのように変化しましたか。

まず、申請～承認までにかかる時間を大幅に短縮できました。特に、店舗の出張申請については従来、申請書の本社への郵送に数日、本社に到着してから承認されるまでに数日、というように承認までにかなりの日数を要していたため、出張者は出発の2週間前までには申請をしないと間に合わない状況でした。J’sNAVI NEO導入後は電子ワークフローにより申請書の提出も承認作業もリモートでできるようになったため、申請した日のうちに承認を得ることも可能になりました。また、経理担当者の月次処理も格段にスピードアップしています。以前は紙の申請書の回収・Excelへの転記・集計・仕訳データ・振込データの作成に、本社担当・店舗担当・業務委託の3名体制で7営業日程度かかっていました。J’sNAVI NEO導入後は、手作業で仕訳をする必要がなくなり、必要なデータもCSVファイルで出力できるようになったため、店舗拡大で申請件数が増えたにも関わらず、5営業日以内で完了できるようになりました。さらに、システム化により作業方法やルールが統一されたことで、担当者3名の間でお互いの業務をフォローできるようになりました。

━━ J’sNAVI NEO導入時に工夫したことはありますか。

店舗に関しては、普段からパソコンを使用せず、システム導入に対し不安を抱えているスタッフも多かったため、J’sNAVI NEOの稼働前からマニュアル作りを進めました。当社の場合、役割によって必要な対応も変わるため、「店長用マニュアル」、「店舗スタッフ用マニュアル」など、全部で13種類ほどのマニュアルを細かい部分まで作りこみました。他にも、全国の店舗をまわり、レクチャーや個別トレーニングを行うことで、全員が活用できる環境を整えました。

管理本部 ファイナンス
近藤 佳奈さん

━━ J’sNAVI NEOの主な運用方法やよく利用している機能がありましたら教えてください。

当社では交通系ICカード連携やコーポレートカード連携など、J’sNAVI NEOの機能をまんべんなく使っています。その中でも、バレンタインなどの繁忙期は出張が増えるため、チケット手配機能の使用が多くなります。現在では、新幹線や飛行機は原則、チケット手配機能を利用しているため、チケット代金は会社一括請求となっています。一方、チケット手配機能の使用開始前は、出張旅費は現金での仮払いか、出張者の立替で対応をしていました。そのため、月末に現金の数字が合わなくなったり、出張者の負担が大きくなったりといった課題を抱えていました。また、現金での仮払いは不正のリスクもあったため、チケット手配機能によりこれら課題をまとめて解決でき、安心しています。

━━ J’sNAVI NEO導入によって対応が可能になった業務はありますか。

必要なデータを簡単に抽出できるようになったため、突然、部署別の出張旅費データなどを求められた際もすぐに対応できるようになりました。また、Excelで集計していた時よりも細かい分析が可能に。例えば、以前は交通費のデータを抽出する際、電車も新幹線もすべて合算した数値しか出すことができませんでしたが、J’sNAVI NEO導入後は勘定科目ごとにデータを抽出できるため、電車・新幹線それぞれの数値がわかるようになりました。今後はこういったデータ分析を活用して経費削減を図っていきたいと考えています。

━━ 最後に、J’sNAVI NEOの導入を検討している方々にメッセージをお願いします。

我々もそうでしたが、コロナの影響はあるものの、事業を拡大する企業様も多いかと思います。そういった企業様には、早めに経費精算をシステム化しておくと管理者側、ユーザ側の双方にメリットが沢山あるということをお伝えしておきたいです。

━━ 本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
※撮影時のみマスクを外していただいております。