JTBの証憑類電子化プロジェクトに
J’sNAVI NEOの電子帳簿保存法機能を採用。
ペーパーレス運用で
年間約7億円以上の営業経費削減
を目指す

証憑書類電子保存化および関連業務のデジタル化を促進することで国税関係書類を中心とした
ペーパーレスとそれに伴う業務改革を実施し、営業経費の大幅な削減を目指すプロジェクトを発足させ、
2021年度より実運用を開始している。

株式会社JTB(以下、JTB)では、証憑書類電子保存化および関連業務のデジタル化を促進することで国税関係書類を中心としたペーパーレスとそれに伴う業務改革を実施し、営業経費の大幅な削減を目指すプロジェクトを発足させ、2021年度より実運用を開始している。当社もプロジェクトに参画し、経費精算に関して「J’sNAVI NEO」をプラットフォームとした一般経費、交通費、出張経費に関する証憑書類の電子保存化を支援。今回は、JTBが電子帳簿保存法への対応とJ’sNAVI NEOの全支店展開をどのように推し進めたのか、ツーリズム事業本部 地域ソリューション事業部 企画・開発推進チーム 三村堅太さん、財務センター 財務業務チーム 藤井威さんに伺った。

膨大な証憑類の保管コストと支店ごとに異なる経費精算のルールが課題に

株式会社JTB ツーリズム事業本部
地域ソリューション事業部
企画・開発推進チーム 三村堅太さん

━━ まず、お二人が今回の証憑類電子化プロジェクトにどのように携わったか教えてください。
「JTBの証憑類電子化プロジェクトのリーダーとして、国税関係書類を中心とした電子保存化やそれに伴う制度変更を通して、業務改革全般を担当しました。昨年度は経営企画のポジションでしたので、プロジェクトの起案から、課題設定、フローの標準化、対応方針と具体的対応策の策定と取りまとめなどを行いました。」(地域ソリューション事業部 三村堅太さん)

「昨年度は個人事業統括の部署にいましたので、証憑類電子化プロジェクトのもと、個人事業部管轄の全国の店舗へのJ’sNAVI NEO の導入を担当しました。JTB全体として、導入済みの支店もあれば、未導入の支店もあり、現場での運用は様々でした。そのため、プロジェクトの事前準備段階ではそれらの支店に対して、運用の変更、新ルールの制定ならびに統一ルールの周知を行いました。プロジェクト本稼働以降は、J’sNAVI NEOヘルプデスクの管理者として、導入支店からの問い合わせ対応や会計部門からの要望を反映したシステム設定の変更などを行っております。」(財務センター 藤井威さん)

━━ 証憑類電子化プロジェクト以前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。
「これまでも、一部支店では証憑画像を撮影してJ’sNAVI NEOの精算伝票に添付するといった自社ルールでのペーパーレス運用は行っていましたが、証憑画像をシステムに登録すると同時に、証憑原本を経理部門のある遠隔地へ送付するといった、ユーザの立場からは不合理・非効率に思える運用がなされていました。また、あくまでも自社ルールのペーパーレス運用にとどまっており、電子帳簿保存法ではなかったため、大量の証憑類を引き続き紙保管する必要があり、業務工数や保管コストがかかっていることを課題に感じていました。」(地域ソリューション事業部 三村堅太さん)

「今までは、統括部門や法人営業の事業部などの一部のみでJ’sNAVI NEOを導入しており、全国各地にあるリテール店舗ではJ’sNAVI NEOを導入していませんでした。また、すでにJ’sNAVI NEOを利用していた支店でも出張手配や近隣交通費機能の利用のみにJ’sNAVI NEOを使い、一般経費は現場での現金出納や、紙での支出申請など、従来の運用をしているところも少なからずありました。そのため、異動で所属が変わると経費申請の仕方も変わるといった課題がありました。今回の証憑類電子化プロジェクトにあたって、近隣交通費、旅費、交際費、一般経費すべてをJ’sNAVI NEOで精算するように統一しました。」(財務センター 藤井威さん)

電子帳簿保存法に準拠したシステムなのでスムーズに業務フローを設計できました

━━どのような効果を期待して、J’sNAVI NEOの電子帳簿保存法機能の利用と全支店展開を決定されましたでしょうか。
「スイッチングコストを抑える形で、電子帳簿保存法対応を可能にするためシステムの再選定を行いました。また、ユーザである約7,000人の営業担当、営業支援担当、商品仕入造成担当などに経理・会計部門側のコスト削減に対して一定の理解をしてもらう必要はあるものの、彼らにストレスがかかるのは極力防ぎたいと考えておりました。そのため、以前より利用していたJ’sNAVI NEOを引き続き採用し、電子帳簿保存法機能の利用を開始しました。製品自体が電子帳簿保存法に準拠したプロダクトであったため、比較的短期間で新たな業務フローを設計することができました。」(地域ソリューション事業部 三村堅太さん)

J’sNAVI NEOスマホアプリを徹底活用!

━━ J’sNAVI NEOでよく使う機能、便利だと思う機能はありますか。
「近隣交通費の経路検索サービス(乗換案内Biz.)との連携機能は、以前からよく使っています。検索結果をそのまま精算書に取り込むことが出来るので、入力ミスや経理担当者の確認の手間を省くことができています。また、今回の電子帳簿保存法導入によってスマホアプリの利用も広がっています。法人営業担当は一人一台スマートフォンを持っているので、J’sNAVI NEOのスマホアプリを使って、在宅勤務時や空き時間を使って承認作業を進められます。スマホアプリには、領収書の撮影・取り込み機能もありますので、営業担当は外出先で入手した領収書をその場で撮影してアップロードすることができます。アップロードした領収書の情報はAI-OCRで自動読み取りして、精算書への入力の補助も可能なので申請者にとってはかなりラクになります。(財務センター 藤井威さん)

ペーパーレス促進で年間約7億円以上の営業経費削減を試算

株式会社JTB 財務センター
財務業務チーム
藤井威さん

━━ 導入によって業務にどのような変化をもたらしましたか。
「今回の証憑類電子化プロジェクトでは、J’sNAVI NEOでの一般経費の証憑電子化に加え、法人営業部門での営業関連資料全般(売上原価に関する証憑類、契約書類、受発注書類等)も電子帳簿保存法に対応して電子保存することとしましたが、それらの業務フローやルールを整備することによって、合計で年間約7億円以上の効果が出ると試算しています。証憑類の保管場所にかかるコストや、遠隔地から経理部門への郵送コストだけでなく、証憑類の整理やチェックをして10年間保管するといった業務に携わっていた要員コストが削減できる(要員の再配置ができる)というメリットもありました。」(地域ソリューション事業部 三村堅太さん)

「支店の経費申請フローが標準化されました。どこの部署に行っても経費精算はJ’sNAVI NEOなので、一度操作を習得すれば異動先でもスムーズに申請を継続できるようになったというメリットは大きいと思います。経理の視点としては、電子帳簿保存法に対応したことで紙の証憑の回収が不要となったため、リモートワークに対応できるようになりました。
また、申請者が、証憑受領から日にちをあけずスムーズに申請を行うようになったので、月末にまとめて処理することが減り、月末・月初に集中していた業務の平準化が進んでいます。」(財務センター 藤井威さん)

JTBグループ全体で経費精算のフローや監査ルールの標準化を目指す

━━ 今後、J’sNAVI NEOを活用して取り組みたいと考えていることを教えてください。
「今後は、さらに国内のJTBグループ全体で経費精算に使うツールや運用方法を標準化していくことが必要かと思います。また、「新たなJTBワークスタイル」(業務効率化などによる働き方改革)としては、業務フローのデジタル化を促進するためにも、請求などの取引も電子化を加速し、紙そのものの発生を抑え、より効率的な業務フローに変えていきたいと考えています。」(地域ソリューション事業部 三村堅太さん)

「証憑電子保存の徹底と監査の効率化を進めたいと思います。そのために、引き続き現場の社員に対して証憑の正しい取込方法を周知し、監査に関しても円滑に進められるようにルールの標準化も進めたいと思います。」(財務センター 藤井威さん)

━━ 最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。
「制度や仕組みの変更・導入の検討が、業務フローや上位の制度を見直すきっかけとなりました。特定部門だけでなく、業務の川上から川下にわたる組織横断的な検討が重要だと考えています。今回、電子帳簿保存法への対応を行いましたが、毎年度の税制改正など、世の中の流れをキャッチしてJTBビジネストラベルソリューションズとともにその時点でベストな運用を考えたいと思います。」(地域ソリューション事業部 三村堅太さん)

「弊社のようにユーザ数の多い企業では、直接的な課題を抱えている総務・経理セクションが導入に向けて統率する場合、社内の理解を得るのが難しいことが多くあるかと思います。そのため、今回のように全社横断的に物事の企画運営などを担っている経営企画のような部署が統率したほうがスムーズに運用を決め導入を進められるかと思います。また、証憑電子保存を進めたい企業はJ’sNAVI NEOの導入を特におすすめします。現場からの申請が標準化され、フローに沿って証憑添付がされるため、自然と証憑電子保存が進むと思います。ルールが浸透するまでは大変ですが、社員が操作方法を習得すれば、申請する現場だけでなく総務・経理セクションの効率化にもつながります。」(財務センター 藤井威さん)

━━ 本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
※写真撮影時のみマスクを外しています

関連する導入事例
Case study

導入実績

導入企業様(一例)

  • 日本製紙株式会社
  • クラフト株式会社
  • 株式会社商工組合中央金庫
  • 株式会社池田模範堂
  • 株式会社アデランス
  • オーエスジー株式会社
  • 旭ダイヤモンド工業株式会社
  • AGCポリマー建材株式会社
  • 上智学院
  • 株式会社エスイー
  • 株式会社テラプローブ
  • 合同製鐵株式会社
  • アルテリア・ネットワークス株式会社
  • 学校法人創価大学
  • 株式会社高砂製作所
  • 信濃建物総合管理株式会社
  • 倉敷紡績株式会社
  • 帝国繊維株式会社
  • J.フロントリテイリング
  • 筑紫女学園
  • 株式会社TAM
  • 株式会社コスダック
  • 株式会社アクシスウェア
  • 有限会社アヴァンデザイン研究所
  • PHC株式会社

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