オーエスジー株式会社
経理部 経理グループ 経理チーム
上田 卓賢さん

━━　J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

J’sNAVI NEOの導入前は、既存のワークフローシステムをベースに経費精算の機能をカスタマイズして利用していましたが、稼働できるOSのサポート期限を迎えている状況にあり、システムの切り替えの必要に迫られ後継のシステムを探していました。
また当時のシステムはカスタマイズのため、複雑な作りこみができず、海外出張については対応ができていませんでした。そのため海外出張の申請と精算は紙ベースで運用をしていましたが、海外出張は国内出張に比べて記入する内容も多く、申請者にとっても負担になっており、経理としてもミスや記入漏れのチェックに手間がかかっていました。
また、人事異動（定期異動2回/年間）に伴うマスタ等のメンテナンスも、メンテ用画面から手動入力しなければならず、多いときには約100名分の更新作業が必要で、非常に負担に感じていました。

━━　他社製品との比較はされましたか。また、J’sNAVI NEO導入の決め手は何でしょうか。

決め手は機能と価格でした。他社の製品と比較した際に、他社の製品では機能が充実していても、その分コストが高すぎたり、逆にコストが低くても、1,000名規模でシステムを利用するには、機能面で不安に感じたりすることもありました。ですが、J’sNAVI NEOは他社の製品と比較しても機能的に劣る点は見当たらず、機能とコストのバランスが良かったと思います。またJTB旅行代理店の特徴を生かして新幹線やホテルの手配ができ、代金が会社への一括請求になるので、社員の立替えや仮払いが不要になる点も魅力的でした。今後は社内の調整をして、直接コストの削減も実現していきたいです。

＞ J’s NAVI NEOのチケット手配機能について詳細を見る

━━　導入までに大変だったことはありましたか。

当初は導入を一人で担当しており、通常の業務と並行して進めていたため、徐々に業務が圧迫してきて、導入スケジュールに遅延が生じてしまいました。そこで職場内で2 名の社員に導入作業のサポートを依頼するとともに、IT部門にはプロジェクトの進捗管理をお願いしました。またJTBビジネストラベルソリューションズにも相談したところ、専属SEの方を付けて「導入トラブル即応体制」を整えていただき、大変助かりました。また複雑なマスタ設定作業については、数回に渡って当社を訪問して直接ご指導いただくといった手厚いサポートもあって、何とか導入まで漕ぎ付けることができました。

オーエスジー株式会社
経理部 経理グループ 経理チーム
田中 愛子さん

━━　J’sNAVI NEOを導入して社員の反応はいかがですか。

これまでのオンプレからクラウド環境で稼働するJ’sNAVI NEOに切替えたことで、ネット環境さえあれば出社しなくてもどこでも使用できるので、外出の多い営業マンを中心に好評です。またスマホアプリから承認もできるので、営業系の上長にも評判が良いです。
画面デザインも直観的で分かりやすいので、導入時に行った説明会の外には社員からの問い合わせはほとんどなく、助かっています。
経理としては、年に2回ある定期の人事異動による承認フローのメンテナンスが、CSVファイルのアップロードで対応できるので非常に嬉しいです。

オーエスジー株式会社
経理部 経理グループ 経理チーム
古橋 芽依さん

━━　今後、J’sNAVI NEOを活用して取り組みたいと考えていることを教えてください。

今後は電子帳簿保存法に対応したシステム整備を行ない、ペーパレス化を進めたいと考えています。現在は、J’sNAVI NEOの精算申請時に出力される貼付台紙に紙の領収書を貼り付けて、本社に提出するという運用なので、各部署や営業所からの領収書が集まると月に400～500枚ほどになり、領収書の管理に非常に手間が発生しています。

電帳法への対応が整備出来れば、申請者は紙の領収書を本社に送付する必要が無くなります。経理では、保管スペースの確保が不要になりファイリング作業をなくすことができます。また、領収書を確認したいときには、電子化した領収書をJ’sNAVI NEO上で検索することが可能になるので、経理業務も楽になるのではないかと思います。電帳法への対応整備でさらに業務効率化が図れることを期待しています。

＞ J’s NAVI NEOの電子帳簿保存法対応機能について詳しく見る

━━　最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

初めてのシステム導入を検討される方は、帳票ベースでの運用を「システム化」することに不安を感じている方もいらっしゃると思います。しかしJ’sNAVI NEOはすでに数多くの導入実績があるシステムです。
設定さえすれば必ず動きます。不安に思うことの1つに、どのようにシステムの設定を進めればよいか、という導入作業そのものに対する不安があると思いますが、私も経験したように、何かあれば専属のSEさんに相談をしたり、また設定を助けていただいたりと、とても丁寧なサポートを受けられるので安心してください。

導入後は社員の反応も良好、大きなトラブルもありません。令和3年度税制改正で導入のハードルが低くなった電帳法への対応も実現すれば、経費精算業務のペーパレス化が図れ、ユーザーは紙での領収書提出が不要、経理も領収書の確認・保存作業から解放されて、“双方ハッピー”な業務環境が整います。
導入を検討されている方にぜひおすすめしたいです。

━━　本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
※写真撮影時のみマスクを外しています