━━ J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

J’sNAVI NEO 導入前は、経理が用意したExcelのフォーマットに申請者が入力し、紙に出力したものと領収書などの証憑を合わせて提出する運用で経費を精算していました。

当社では卸売担当の営業や店舗で動く社員を中心に、月間約150件の国内出張が発生しています。出張が多い社員では月に5～6回の出張が発生することもあります。

出張旅費精算では、各費用の内訳・内容・金額をExcelに手入力する作業が申請者にとって大きな負担でした。承認者も、申請内容が社内規定に沿っているかを手作業で1件1件チェックする手間が発生していました。さらに経理担当者は、申請内容と領収書の突合せだけでなく、月2回の各支払いの会計システムへの入力まで全て手作業で行っていたため、膨大な時間と手間がかかっていました。

また、従来のExcel運用では申請者によって記入方法のブレがあったり、入力すべき項目が漏れていたりと正確性や統一性に欠ける部分がありました。この問題を解決することも課題の一つでした。

━━ J’sNAVI NEO導入によって日々の業務はどのように変化しましたか。

現在、出張旅費や近隣交通費、接待費など、全ての経費精算にJ’sNAVI NEOを使用しています。
特に課題となっていた出張旅費精算において、新幹線や飛行機、宿泊の手配は基本的にJ’sNAVI NEOのチケット手配機能を利用する運用にしています。実際に利用した手配内容を実績データとして精算書に取り込めるため、出張者側で詳細を入力する必要がなくなりました。また、日当についても出張の日付を入力するだけで精算書に自動的に入力されるため、総じて精算書の作成が大変楽になりました。

さらに、これまでは出張者個人が出張費用を立て替える必要がありましたが、チケット手配機能により会社一括請求になったため、出張者の立替の負担も無くすことができています。以前は1回の出張で平均5～6万円の立替が発生していたため、この変化は出張者にとって大変嬉しいことだと思っています。

出張者だけでなく、承認者・経理担当者も業務効率化を実現しています。実績データの連携と日当の自動計算により、手作業で行っていた申請内容のチェックがそもそも不要になりました。
近隣交通費精算については、領収書の提出を不要としているため、電子ワークフロー内で申請・承認が完結し、リモートで対応できるように。申請者側で精算書を紙に出力する機会は3~4割程度減ったと感じています。また、入力の手間という点においても、経路検索ソフトで調べた経路・運賃をそのまま精算書に取り込めるため大きく軽減されました。承認者・経理担当者もわざわざ運賃計算をし直す必要がないため、出張旅費精算と同様、チェックの工数が削減できています。

課題の一つとなっていた申請の正確性向上についても、必須入力の欄が未入力の場合は申請ができないよう制御しているため、記入漏れを防げています。また、接待費については参加者の人数と合計金額を入力すれば、一人当たりの金額の算出とそれに連動した勘定科目が自動で仕訳されるため、入力ミスも抑制できており、経理担当者の処理スピードも向上しました。

＞ J’s NAVI NEOのチケット手配機能について詳細を見る

━━ 導入によってできるようになったことはありますか。

以前は手作業で各支払いを会計システムに入力していましたが、これが自動化されたことで、月約5～6時間ほどの作業時間削減が叶い、経理担当者に余力が生まれました。そのおかげで、これまでよりも経費の必要性・妥当性の精査に時間をかけることができています。

また、経理担当者が申請内容と金額まで細かくチェックをしていることが社内に伝わった結果、社内全体が経費の必要性・妥当性に注意するようになり、ガバナンスの強化につながったと感じています。
また、紙の管理についても良い影響がありました。全ての経費申請書類を紙に出力して保管するという点は以前から変わっていませんが、Excelの時と違い、伝票番号が自動で採番され、申請者の従業員コードも記載された状態で出力できるため、印刷されたものを番号順に並び変えるだけで簡単に紙の管理ができるようになりました。