当社では、社員数約130名のうち営業担当者が約50名を占めています。また、東京本社のほかに主要5都市に営業所を設け、全国で営業活動を展開。そのような中で、かつては交通費や出張費用の精算は月に1回、各営業担当者がエクセルで作成したフォームに入力しプリントアウトしたものが提出されてきました。このため毎月10～20万円にまで及ぶ高額な仮払いや立替払いが発生していたのです。そのような現金精算が一気に来るので、ひとりの経理担当社員にかかる業務負荷も相当なものでした。

また、エクセルのフォーム上での作業ですと、入力した行を誤って削除し、設定された関数を壊してしまうという事態もしばしば生じてしまいます。そうなると壊した本人は電卓で再計算して数字を入力しなければならなくなり、そのため手間も倍加してしまう、という二重負荷が生じていたことも問題となっていました。

経理業務の効率化を図るため「J’sNAVI」を含めて複数の経費管理システムを比較検討しました。「J’sNAVI」に決めたのは、鉄道や航空機のチケット購入、宿泊施設の予約がシステム上でおこなえるという点からです。他の製品にはそれができなかったので、迷うことなく決定しました。この機能によって、懸案であった仮払いや立替払いを大幅削減できました。

現金精算が激減したことに加えて、経理業務も大幅に効率化できたのも良かったですね。その結果、経費精算期日も月3回に増やせましたし、これによって経理担当一人ひとりの負担もより一層軽減することができました。

営業の現場としても、それまでの、エクセルのフォームに手作業で入力しプリントアウトしたものを回すというやり方ではなくシステムへ入力するだけで済みますので、余計な手間が省けるようになりました。

＞ J’s NAVI NEOのチケット手配機能について詳しく見る

2015年7月に、社内システムに採用していた「Windows Server 2003」のサポートが終了することになり、そのためOSを更新する必要性が生じました。その際、旧OS上で稼働していた「J’sNAVI」を「J’sNAVI NEO」にリプレイスしてはどうかというご提案をいただきました。

稼働が安定し、より高機能になり、それによってさらに効率化が進むというお話もいただきましたので「J’sNAVI NEO」へのリプレイス提案を受け入れることにいたしました。

「J’sNAVI」ではパスワード設定は3桁まででしたが「J’sNAVI NEO」にしてからは最大8桁まで設定できるようになり、セキュリティレベルが向上しました。

また当社での出張日当は、所定労働時間と関連した規程になっております。「J’sNAVI NEO」にリプレイスしたことで出張精算時の時間入力を必須とすることが可能になり、その処理の手間も軽減できました。

さらに、組織変更時のマスターのアップロード機能も良くなりました。従来では個人単位のみでしたが、今では組織単位でもできるようになりました。そのように細部の利便性が向上し、業務効率が一層進みました。

営業の現場も我々経理も作業が楽になり、とても助かっています。

「J’sNAVI NEO」では「るるぶトラベルツアー」と連携し、交通手段と宿泊施設のお得なパックを、手軽に手配できるようになったのもよかったです。出張費用において、さらにコストダウンを進めることができます。

「J’sNAVI」も「J’sNAVI NEO」も、画面がわかりやすいのがいいですね。誰もが直感的に操作することができます。おかげさまで、特に若い社員は導入時に説明しなくてもすぐに使いこなしています。マニュアルをアップロードできるので、使い方がわからないという時もすぐに確認してもらえて、安心です。

精算の際に画像を添付できる機能もあるので、例えば接待の案内状をエビデンスとして登録させることもできるようになりました。今後は、領収書も画像登録することでペーパーレス化を推進させるなど、より一層活用していきたいと思っています。