弊社の営業担当者は、日々の業務で外回りや顧客様との打ち合わせをおこなっています。本社など関東拠点の営業担当ですと、月数回の国内外の出張も発生します。社員があちこち飛び回っている分、交通費・旅費の精算が大変になっていきます。

「J’sNAVI」導入前は、経費精算や仮払い申請・精算は使用者が手書き伝票を作成し管理職に決済、現金での出納、というアナログなやり方でした。思えば、そのようなやり方をしていた時代は営業拠点ごとに経理担当者を配置していたので、リソース配分としてはとても非効率でしたね。

リソースの問題だけでなく、各自の手書きによる伝票ですと、どうしても記入内容のミスが生じるものです。それまでは、集約された伝票は本社の経理部がシステム入力していたのですが、記入漏れがないかどうかの確認、あった場合の問い合わせ作業、入力ミスの修正など、手間も時間もかかっており作業に大きな負荷がかかっていました。そこで、経理業務の効率化・ペーパーレス化のため、経費精算システムの導入を検討しました。

「J’sNAVI」以外の他のシステムも探して、それぞれの機能を調べてみました。正直なところ、他社のシステムの機能もそう悪くはなかったのですが、いろいろと検討を重ねるうちに「『J’sNAVI』のコストパフォーマンスが最も良い」という意見にたどりつきました。

以来10年間、ずっと使わせていただきました。そして今は「J’sNAVI NEO」に更新し、引き続き使わせていただいています。

「J’sNAVI」導入後は、使用者が必要項目を正確に入力できるようになり、それまでの本社の経理担当に負荷となっていた入力処理・確認作業の手間がぐっと減りました。システムでは入力項目があらかじめ定められているので、都度入力したり確認したり、という作業が不要になります。全社的に、経費精算業務フローが劇的に効率化できたと思っています。

それだけではありません。使用者が正確に入力する、というのが慣習となり定着してきたことで、全社的にコンプライアンスの意識が高まるという副次的な効果もありました。これも非常に大きなメリットでしたね。

「J’sNAVI」を導入して本当に良かった、と思っています。

NAVI」のシステムに馴染んでいた、という点も大きかったですね。「J’sNAVI」のおかげで、現場の作業効率が劇的に変わりましたし、使い勝手も良かったですから。

「J’sNAVI NEO」に更新することで、それはでは日当の過払いがないかどうかを検知するのが難しかったのですが、仕訳データ生成前に日当の重複チェックが可能になり、より精度の高いデータを作ることができるようになりました。

カード連携ができ、キャッシュレス化ができるようになったのも、業務効率化という面でメリットを実感しています。財務システム連携の運用を見直したことで、スケジュール管理の簡素化も実現できました。つまり「J’sNAVI NEO」に更新することで、さらなる業務効率化につながりました。

＞ J’s NAVI NEOのカード連携機能について詳しく見る

導入後の機能拡張時には、弊社のさまざまな要望について、ひとつひとつ真摯にご対応いただきました。その後も手厚いサポートをいただき、システムまわりの不安を解消できたので、とても感謝しています。今までアナログでやっていたことをシステム化するというのは、不安がつきものですからね。

「J’sNAVI」時代を含め長年使っておりますが、今後の機能拡張にも期待したいです。それによって、もっと弊社の業務も効率化できるのでは、と思っています。