出張申請からチケット手配、精算までの
全プラットフォームを統一

処理スピード向上による作業効率化と申請・承認状況の可視化を実現
「働き方改革」を促進し、「本業」へリソースを集中させることができました。

1909年(明治42年)に家庭用配置薬販売として創業された株式会社池田模範堂様(以下、池田模範堂様)。自社製造のかゆみ止め薬「ムヒ」が爆発的ヒットとなり、虫さされ・かゆみ止めといえばムヒと言ってよいほどの定番商品となりました。同社は今「肌を治すチカラ」をスローガンに、肌分野全般の悩みを解決する総合ブランドへの変身に果敢に挑んでいます。

その池田模範堂様が、会計システム更改に合わせて出張旅費申請・精算システムに「J’sNAVI NEO」を導入。どのような理由・経緯で同システムを導入したのか、導入プロジェクトに直接関わられた総務グループ 課長 柿田展三様、同グループ 谷川悠子様、岩本智世様にお話を伺いました。

導入背景、課題出張時の事務処理を複数の仕組みで運用。
煩雑で非効率な処理に

富山県に本社を構える池田模範堂様では、全国の営業拠点訪問や学会への参加など、頻繁に出張が発生します。しかし従来の出張時の申請・精算処理は、必ずしも効率的とはいえない状態でした。

「今までは、出張前にまず出張者が出張申請書を記載し、自部門の承認を得た後に総務担当者に提出。総務担当者と私がチェックして申請書に押捺し、総務担当者がチケット予約システム「Bzit」で列車などのチケットを手配し、郵送されてくるチケットを出張者に手渡しするという流れでした」(柿田様)

さらに事後の出張精算は会計システムに入力する必要がありました。

「申請、チケット手配、および精算という出張時の事務処理すべてが、それぞれバラバラの仕組みで運用されていたために煩雑かつ非効率でした。しかも承認や手配の進捗状況の共有も難しく、何らかの共通の仕組みを導入する必要性を感じていました」(谷川様)

加えて、総務グループでの対応キャパシティがボトルネックになりつつありました。

「切符やチケット類の手配など、出張に関わる業務の大部分を自分が対応するということが多かったのですが、年々社員数が増え出張数も多くなり、私自身のキャパシティだけでは手が回らなくなりつつありました」(岩本様)

導入経緯申請からチケット手配、精算までワンストップで対応する「J’sNAVI NEO」を導入

システム化の検討は数年前から行っていましたが、直接のきっかけとなったのは会計システムの更新でした。これを機に申請から精算まで、出張時の処理のワンストップ化を図りたいと考えていました。

「『J’sNAVI NEO』を選んだのはチケット手配がシステム上から可能であることです。もちろん他のシステムも比較検討しましたが、申請や精算などには対応していても、チケット手配まで可能なソリューションはJ’sNAVI NEOのみでした」(谷川様)

他システムではチケット手配も含めたワンストップ化を実現するのが困難であったため、出張・経費精算ソリューションとしてJ’sNAVI NEOを採用。導入決定から7ヶ月半程の短期間でカットオーバーさせました。1ヶ月間の並行稼動によるテスト期間を経て運用を開始。運用前には数十ページにおよぶマニュアルを作成し、少しでも早い定着を目指し、管理者・一般社員に対して3回の説明会を開催しました。

「システムの導入によって制約が発生し、どうしても自由度が減ります。その辺りを理解してもらうことが必要でした」(岩本様)

「もっとクレームや質問が多く入ってくると思っていたのですが、想定していたよりも抵抗なく使ってもらっていると実感しています。初めは少し抵抗があっても、使いやすいシステムなので1、2回やればすぐに慣れてしまうのではないでしょうか」(谷川様)

導入効果①統一プラットフォーム上で処理することで出張処理の効率化と状況可視化を実現

J’sNAVI NEO導入後は、出張申請および承認、承認後のチケットや宿泊の手配、そして出張後の精算処理まで、すべてJ’sNAVI NEOという1つのプラットフォーム上で行えるようになりました。

チケットなどの手配を出張者自身が直接実施することで、総務グループへの工数集中が緩和。出張者本人が手配することで、むしろ移動手段などに対するより細かい要望を反映させることができるようになりました。また、会計システムとの連携によって精算処理は、J’sNAVI NEOから申請データを使って簡単に行えるようになりました。これにより経理部門での日々の膨大な確認作業がなくなり、出張者、経理部門双方の工数削減につながっています。

出張者の評価も上々です。

「例えば申請時の入力項目もそれほど多くなく思っていたより簡単。今のシステムの方がいい、という評判も聞こえてきました。システム切り替えから1ヶ月半。運用がしっかりと定着するのには1年ぐらいかかるのかと予想していたのですが、これほど早いタイミングで高評価を得ることができたのは良かったと思っています」
(谷川様)

すべてのプロセスをJ’sNAVI NEOのプラットフォーム上で処理することによって、承認やチケットの手配などの進捗状況がシステム上からリアルタイムで確認することができるようになりました。これにより、処理遅延が発生していてもすぐさま対応できるようになりました。

導入効果②J’sNAVI NEO導入によって「働き方改革」を促進し「本業」へリソースを集中

J’sNAVI NEO導入後は、総務グループでのチェック作業負荷も軽減されました。

「以前は不備や不明点が発生するたびに電話で確認する必要がありましたが、相手が不在の場合も多く、二度手間が発生していました。現在は、申請・精算データにコメントを付けて差し戻すことができ、確認時には同じデータを見ながら話をするので大抵1回の確認で完結できるようになりました」(岩本様)

PC上で全プロセスを処理できるようになったことで、外出や出張のために承認処理が滞るというようなこともなくなりました。J’sNAVI NEO導入が、場所や時間にとらわれない「働き方改革」にもつながっています。

従来の紙の申請の場合は、申請書の提出から総務に届くまでの間にタイムラグがあり、決裁が下りるまでに時間がかかってしまうことが多かったのですが、システム化によって状況の共有が可能になったことで、即座に処理するのが当たり前に。結果、出張1件あたりの処理スピードが断然早くなりました。承認者向けのアラート機能である「承認依頼メール」機能も、スピードアップに効果を発揮しています。

導入からまだ1ヶ月半余り。すでに総務グループでの残業時間抑制などの効果が現れていますが、J’sNAVI NEO導入による効果を次のように見込んでいます。

「当社でシミュレーションした結果、J’sNAVI NEOへの移行によって、出張に関わる処理は、総務グループおよび出張者のそれぞれで現在の半分以下になると想定しています。今はまだ慣れない部分も多く改善の余地がありますが、1年後にはそれが現実になると考えています。削減した分の工数を、直接利益を生み出す研究開発や製造にシフトすることで、本業へリソースを集中させることが本来のJ’sNAVI NEO導入の目的でもあります」(谷川様)

今後の展開今後は全国支店への展開とペーパレス化を目指す

今回池田模範堂様にJ’sNAVI NEOを導入いただいたのは富山本社のみでしたが、今後は、統一したサービスを提供するために全国に存在する各支店への展開を目指します。そして、

「世の中の流れでもありますし、ぜひペーパレス化を進めたいとは考えています。列車の切符や飛行機の搭乗をチケットレス化することができれば、総務のスタッフが現物のチケットをやり取りする手間が省けます。出張者も逐一チケットを提示する必要がなくなり非常に便利になるのでは、と考えています」(柿田様)

導入実績

導入企業様(一例)

  • AGCポリマー建材株式会社
  • オーエスジー株式会社
  • 旭ダイヤモンド工業株式会社
  • 株式会社TAM
  • 株式会社アクシスウェア
  • 株式会社アデランス
  • 株式会社エスイー
  • 株式会社コスダック
  • 株式会社テラプローブ
  • 合同製鐵株式会社
  • 有限会社アヴァンデザイン研究所
  • アルテリア・ネットワークス株式会社
  • 学校法人創価大学
  • 株式会社池田模範堂
  • 株式会社高砂製作所
  • 信濃建物総合管理株式会社
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