パナソニックグループから独立。新システム移行最大の壁は「経費精算」だった｜クラウド型旅費精算システム（出張手配・精算システム）「J’sNAVI NEO」

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニックビジネスサービス株式会社）は、総務およびマーケティングのBPO（業務委託）サービスを提供する企業である。2015年のパナソニックのグループ再編によって独立した同社は、パナソニックグループのシステムから離脱し、独自のシステムを構築することになった。そこで課題となったのが、従業員全員が利用する経費精算システムだった。時間が限られる中、同社はいかにして新しい経費精算システムに移行したのか。その詳細をレポートする。

グループから独立。新たな経費精算システムが必要に

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニックビジネスサービス株式会社　以下、PBS）は、総務およびマーケティングのBPO（業務委託）サービスを提供している企業だ。もともとパナソニックグループの総務部門が分社化し、グループ全体に総務サービスを提供するところからスタートした同社は、事務用品の販売や工事業務の代行など、総務に付随するさまざまなサービスも提供し、その業務を拡大してきた。

そして、2015年にはパナソニックのグループ再編により、パソナグループの企業として新たなスタートを切ることになった。現在は、これまで蓄積してきた総務の知見やノウハウとパソナグループの人材活用力を活かして、総務およびマーケティングのBPOサービスの強化を図っているところだ。

パナソニックグループから離脱するにあたっては、解決すべき課題があった。それがITインフラだ。同社の経理部部長野村俊雄氏は次のように説明する。

「それまではパナソニックグループとして、グループのネットワークとそこにつながるシステムを利用していました。しかし、グループから離れることになり、3年以内に新たなITインフラに移行することが決まりました。そこで、2016年1月に『PBS IT自律化プロジェクト』を発足し、その一部として経費精算システムの新たな仕組みも検討することになったのです」（野村氏）

それまで同社では、パナソニックグループ独自の経理システムを利用して経費精算を行っていた。そのため、新たな経費精算システムが必要になったのである。

スムーズに移行できる方法を模索

株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニックビジネスサービス株式会社）
経理部財務チームマネージャー
寺岸正美氏

そこで同社は、新たな経費精算システムの検討に入った。ただし、新しいシステムの選定には、ほとんど時間は要しなかったという。その理由を、同社の経理部財務チームマネージャー寺岸正美氏は、次のように説明する。

「当社とほぼ同時期にパナソニックグループから離脱し、経費精算システムを先行して導入・活用していた企業がありました」（寺岸氏）

その企業が導入した経費精算システムが、「J’sNAVI NEO」（ジェイズナビネオ）だった。

「当社と似た状況にある企業に選択されたことに加え、両社とも以前は同じシステムを使っていたので、J’sNAVI NEOであれば旧システムからの移行も容易だと考えました。さらに、BPOサービスの強化に伴って社外で活動する営業担当者が増えることを考慮し、時間・場所を問わず利用できるクラウドサービスのJ’sNAVI NEOが最適だと判断しました」（野村氏）

新しい経費精算システムの導入にあたっては、従業員の負担も考えて、旧システムによる運用や操作性が大きく変わらないことも重要だった。その点、J’sNAVI NEOは、旧システムのマスターデータをそのまま利用し、微調整するだけで対応可能であったことも大きかったという。

2015年4月にJ’sNAVI NEOの導入が決まり、システムの構築が始まった。寺岸氏は「構築中は従業員への説明が大変だった」と振り返る。PBSは全国に約50の拠点があるため、従業員全員を集めることは困難だった。そこで、テレビ会議を活用して2回に分けて説明会を実施したという。

こうしてPBSでは、当初の予定よりも1年前倒しして、2017年4月にJ’sNAVI NEOによる新しい経費精算システムの運用を開始した。