経費精算のキャッシュレス化にまつわるよくある課題

経費精算業務とは次の業務を指します。まず経費を申請したい従業員が申請書を作成、領収書などを添付した上で上長に提出し、承認をもらった後で経理部門に提出します。その後経理担当者が確認し、仕訳をした後で、従業員に申請内容のうち、個人立替分を支払って精算が完了します。

この経費精算業務において、キャッシュレス化を検討すべきケースとして、次の状況が挙げられます。よくある課題について見ていきましょう。

計算ミスや領収書の紛失が多発している

経費を申請する従業員や経理担当者が手計算を行っている場合、計算ミスをすることはよくあります。また、現金払いの場合、従業員が紙の領収書を紛失してしまうと使用履歴の確認が難しいため、精算にひと手間かかってしまうといった状況もよくあることです。

小口現金の管理の負担が大きい

従業員が立て替えた費用の精算などに利用する小口現金は、経理担当者が、その都度出納帳の記録と照らし合わせ、残金と金額のずれがないかを確認するなどアナログな管理を行っているケースが多く、業務として煩雑といわれています。管理の負担軽減のためにも、キャッシュレス化を検討しているケースは少なくありません。

経費申請の入力ミスが多い・不正に懸念がある

経理担当者が従業員からの経費申請に不備・不正がないかを確認することは、経費精算業務の中でも重要な業務の一つです。しかし、目視で不備・不正を見つけるには手間がかかり、チェックにも限界があります。

経費精算のキャッシュレス化のメリットとは？

経費精算をキャッシュレス化することは、前述の課題解決の大きなきっかけとなります。そこで経費精算をキャッシュレス化することの具体的なメリットをご紹介します。

不備・不正の防止、経費精算業務の効率化

昨今の経費精算システムでは、法人向けクレジットカードや交通系ICカードなどの利用明細データを連携できる製品が多くあります。そのため、連携可能な決済手段を用いて、キャッシュレス化をすることで、経費申請の際の入力ミスや手入力の手間を削減することができます。また経費精算システムによっては、連携したデータを改ざんできないよう制御しているため、不正の防止にも役立ちます。正しいデータでスピーディに経費申請ができるようになるため、申請者に限らず、承認者・経理担当者の経費精算業務効率化につながります。

個人立替・領収書の削減

法人向けクレジットカードなど、会社請求となる決裁手段を用いてキャッシュレス化を進めれば、従業員の個人立替の負担を削減し、経理担当者の支払処理の手間を減らすことができます。また、法人向けの通販サービスや出張手配サービスなど、請求書払いができるサービスを利用すれば、個人立替だけでなく、領収書の枚数も減らすことができるため、ペーパーレス化の促進にもつながります。

ポイントや付帯サービスによる割引特典を受けられることも

キャッシュレス化に伴い、クレジットカードやスマホ決済などに切り替えた際に、利用しているサービスによってはポイントや付帯サービスによる割引特典を受けられることもあります。

経費精算をキャッシュレス化する方法

経費精算のキャッシュレス化を実現するには、具体的には次のような方法が挙げられます。

交通系ICカードの利用

交通利用は現金払いではなく、交通機関が発行している電子マネーである交通系ICカードの利用に統一するのが一つの方法です。過去の利用履歴が印字できるため、自ら記録しておく必要がありません。

また経費精算システムの中には、交通系ICカードの読み取り機能や自動仕訳機能などがあるものもあるため、利用するとより手入力などの手間が省けます。

法人用クレジットカードの利用

法人向けのクレジットカードを導入し、経費はそのカード限定で支払うルールを設けることで、キャッシュレス化が可能です。

営業や出張で車の利用が多く、高速道路を頻繁に利用する場合、ETCカードの導入がおすすめです。現金払いと比べて、支払いを行う従業員にとっても、経費精算を行う経理担当者にとっても利便性が高まります。

また事前に現金をチャージしておけるプリペイドカードも同様にキャッシュレス化による利便性向上につながります。

キャッシュレス対応の経費精算システムの導入

経費精算システムは、キャッシュレス化を進めるに当たって、欠かせないシステムといえます。交通系ICカードやクレジットカードのデータを取り込むことで手入力の手間やミスが防げます。

また従業員による申請、上長と経理部門による承認のフローを自動化できるシステムは多く、リモートでも申請・承認が可能になります。さらに帳簿の計算や仕訳を自動化できるメリットもあります。

経費精算をキャッシュレス化する際の注意点

経費精算のキャッシュレス化を進める際、次の点に注意することで、より自社に合った経費精算業務の実現につながるでしょう。

目的の明確化

キャッシュレス化の目的は企業によって異なります。ミスの軽減や業務効率化、不正予防、ペーパーレス化、リモートワーク促進など、どの目的をメインに据えるかが重要です。それによって、導入すべきキャッシュレス決済や経費精算システムが変わってきます。

また目的を設定すれば効果測定も行いやすくなり、業務改善も進めやすくなるでしょう。

運用ルールの策定

システムや決済手段の導入と共に、経費精算の運用ルールを策定しましょう。社内に周知することで、申請フローの中で迷いがなくなり、よりスムーズに業務が進んでいくものと考えられます。

経費精算システムの選定ではクレジットカードなどの連携機能を確認する

経費精算システムを選定するにあたっては、キャッシュレス手段であるクレジットカードや交通系ICカードとの連携性を確認しましょう。

まとめ

経費精算のキャッシュレス化は、企業にとってメリットが大きいものとなります。進めるに当たって欠かせない経費精算システムは、自社に合った利便性の高いシステムを選びましょう。

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