よくある経費精算の疑問！年度またぎでの経費精算は可能？

経費精算の際に、年度またぎが問題ないかどうかを知りたいと思っていませんか。

経費精算は費用収益対応の原則に対応するため、基本的には実際に経費が発生した事業年度内に処理する必要がありますが、年度をまたいで発生した領収書を精算しなければならないシーンがあります。

年度またぎの例

年度またぎの具体例を一つ挙げます。

例えば、自社の事業年度が4月1日から3月31日であったとします。この場合、3月に取引先から原材料の「仕入れ」の取引が決定し、4月に代金を取引先へ支払ったら、事業年度をまたいで取引が発生することになります。

3月の事業年度の経費として精算処理すべきか、もしくは翌事業年度の経費として精算処理すべきか、迷ってしまうでしょう。

年度またぎは基本的に「取引発生」ベースで経費精算処理する

この場合は、本事業年度の経費として、3月の取引決定時点の日付で経費精算処理を行います。つまり、取引発生をベースに処理を行います。これは企業会計原則の一つで、発生主義の原則と呼ばれます。

ただし、これはあくまで一例であり、すべての年度またぎがこのようになるわけではありません。ケースによって精算方法が異なります。

月またぎの経費精算は5年間なら可能

そもそも月またぎの経費精算を行うこと自体は可能です。民法では、従業員は経費が発生してから5年間は会社に経費の支払いを請求する権利があると定められています。つまり、月をまたいで精算することは、5年間は可能ということです。

年度またぎの経費精算が発生するよくあるケース

年度またぎの経費精算が発生するよくあるケースを見ていきましょう。

年度をまたぐ出張のケース

出張が多い会社の場合は、年度をまたぐ出張が発生しがちです。

例えば、自社の事業年度が4月1日から3月31日であったとします。出張旅費として新幹線の往復チケットを購入した場合、往路は3月末に乗車、復路は4月初旬に乗車というケースでは、年度またぎでチケット代が発生することになります。

この場合は、原則として2ヶ月にわたって経費精算が必要になります。つまり、往路は3月末の日付で処理し、復路は4月初旬の日付で処理します。

年度末の月末までに経費申告が間に合わないケース

年度末の月末までに社員からの経費申告が間に合わないケースです。

例えば、業務が忙しかったり、月末に出張が立て続いていたりすることで経費精算の申請が間に合わなかったり、領収書の提出が遅延したり、忘れていたりすることがあります。

この場合、事業年度内に経費精算を行うことができない、もしくは処理が間に合わないため、年度またぎの経費精算を行う必要が出てきます。

前述の通り、5年間は月またぎの経費精算が可能であるため、事業年度内に間に合わなかった場合は、5年の期間内であれば翌事業年度分の経費として処理します。

年度またぎの経費精算の課題

年度またぎの経費精算には、いくつか課題があります。どのような課題があるのか確認していきましょう。

決算処理が煩雑になる

年度またぎの経費精算処理は特殊であるため、慣れていない場合は、処理方法を調べたり、人に聞いたりするなど、通常よりも時間がかかってしまう可能性があります。

年度またぎとなると、決算処理に関わってくるため、精算業務がより煩雑になります。決算処理においては、損益計算書や賃貸対照表などを作成し、自社の財務状況をまとめる一連の作業が必要になってきます。決算は社外に報告するものであるため、遅延が許されていないことから、年度またぎの経費精算処理が発生してしまうと煩雑になり、決算処理のスケジュールに支障が出てしまう恐れもあります。

決算処理のやり直しなどが原因の遅延によるリスクがある

万が一、事業年度内に精算処理をしなければならない経費が決算処理後に発覚した場合、決算処理のやり直しが必要になることもあります。それは決算報告の遅延を意味しており、投資家や取引先から、財務状況を正しく申告できない会社という目で見られてしまう恐れがあります。その結果、信頼を失うリスクも出てきてしまいます。

未精算によるトラブルが生じることもある

前述のとおり、5年間は社員から申請があった経費を支払う必要があります。しかし年度またぎの経費精算を未精算のままにしたとしても、5年間は法律上、問題はありません。しかし、社員にとっては経費が支払われていない状態であるため、トラブルが生じる恐れがあります。これも課題ととらえておくべきです。

年度またぎの経費精算が発生しないようにする対策

年度またぎの経費精算は、多発するとリスクが大きくなります。発生を防ぐための対策を行うことが重要といえるでしょう。下記に、主な対策をご紹介します。

領収書の提出期限を罰則と共に設ける

社内のルールを定めることが有効です。例えば、社員による領収書の提出期限を明確に定め、期限内に提出しなかった場合は、何らかの罰則を設けるなどです。するとその罰則を受けたくない心理から、期限内提出が促進されるでしょう。特に事業年度末には特別なルールを設けることも有効です。

ただし、出張が年度をまたいでしまう場合は、柔軟に対応する規定も必要になるでしょう。

月末や事業年度末に近づいたときに社内に呼びかける

ルールを設けたとしても、日ごろの業務に追われている社員にとって、経費申請と領収書の提出はサブの業務にすぎません。そのため、うっかり忘れてしまったり、重要視していなかったりすることもあるでしょう。それを見越して、経理部門から積極的に呼びかける試みも必要といえます。毎月呼びかけていれば、提出期限を守ることが当たり前になってくるものです。

経費精算システムを導入して経費精算の申請手続きを楽にする

そもそも経費申請フローに問題があると、スムーズにいきません。経費申請手続きを楽にするために、経費精算システムを導入することが一案です。経費精算システムの中には、経費申請フローを管理できる機能が備わっているものがあります。社員がスマートフォンから申請でき、承認や差し戻しもシステム上で行うことができるものであれば、申請手続きがスムーズにいきます。

まとめ

年度またぎの経費精算業務は、通常よりも煩雑になりがちです。決算が絡むと企業経営に関わるリスクもあります。そのため、できるだけ年度またぎの経費精算を発生させないよう、社内のルール整備や経費精算システム導入などを検討することをおすすめします。

経費精算システムの中でも、特に出張の多い企業におすすめなのは、『J’sNAVI NEO(ジェイズナビ ネオ)』です。

『J’sNAVI NEO(ジェイズナビ ネオ)』は、JTBのグループ会社であるJTBビジネストラベルソリューションズが提供する経費精算・出張管理システムです。

JTBグループならではの出張手配・実績データ連携機能に強みがあり、出張の事前申請・手配・精算のプロセスの改善や、出張経費でよく発生しがちな年度またぎの処理の効率化を実現します。