出張管理の煩雑さ

出張管理は、一般的に煩雑であるといわれていることもあり、そもそも管理が必要なのかどうか疑問に考えている方もいるかもしれません。

出張管理といえば、出張における不正である「カラ出張」防止や、出張の交通費・宿泊費のコスト管理などが挙げられます。これらは確かに手作業で行うと煩雑なところがあります。

また、出張者にとっても、出張前の申請業務や新幹線や飛行機、ホテルなどの予約手配などは負担になりがちです。

そして管理部門や経理部門にとっても、出張前の出張申請（伺い）内容の確認や、出張後の出張中に発生した経費等の精算業務は煩雑になりがちです。

【参考】
▶ JTBの法人向け出張手配管理システム

出張管理のベネフィット

しかし出張管理には大きなベネフィットがあります。出張管理をやる・やらないでは大きな差が出るということです。そこで、主な出張管理のベネフィットをまとめます。

1.直接的なコスト削減

出張管理を行わなければ、そもそも出張にかかる旅費交通費の基準が曖昧になり、統制が取れなくなります。出張者が自ら出張手配、申請するときも、必要以上に高額な交通ルートや宿泊プラン、または特典付きの宿泊パックを利用するなどして、出張経費の無駄が発生することもあります。無駄コストの発生を防ぐために、出張管理には大きな意味があります。

2.間接的なコスト削減

出張管理を行うことで、出張に関わる一連の業務が効率化します。例えば不正を未然に防ぐことができたり、規定違反を防ぐことができたり、出張コストを管理することで予算や実績を管理し、出張に行かせる行かせないを判断できるようになり無駄な出張を無くすことができたりします。また、不正や規定違反などが発生したときの管理に追われないようになることも考えられます。

このような理由から、出張に関わる業務が効率化すれば、その業務を行うあらゆる社員の時間が取られにくくなることから、間接的に人件費の削減にもつながります。

また出張管理システムを導入して一部の業務を自動化することにより、直接的に大幅なコスト削減が叶うこともあります。

3.不正防止によるリスク回避

出張そのものにルールが定められていない、もしくは管理体制が整っていなければ、「カラ出張」などの不正も起こりやすくなるでしょう。そうした不正を防止するためには、人の手で管理するのはもちろん、出張管理システムを導入することでもさらに強化できます。出張手配内容のデータを出張申請書に取り込んだり、実際に飛行機へ搭乗・電車に乗車したデータを取り込んだりすることで、割増申請の防止もできます。

4.出張業務の見える化

出張管理をしっかりと行えば、出張業務を一括で管理でき自然に見える化することができます。出張者による出張申請に対する上長の承認状況や、出張手配の状況、かかったコスト、事後処理など、出張業務のすべてのプロセスが見えることから、問題の洗い出しや分析がしやすくなり、業務の無駄をなくし、不正や無駄コストを防止することにもつながります。

出張管理のベネフィットを得るためにやるべきこと

出張管理を行うことは、ベネフィットが大きいといえます。このベネフィットを得るためには、次のポイントを押さえると効率的です。

出張にかかった費用の確認

出張管理をする際に力を入れたいのは、やはりコスト面です。交通費や宿泊費、出張手当、接待交際費など、費用ごとにすべての費用をしっかりと管理することが大切です。不正チェックにもつながります。

社内規定、出張旅費規程遵守の確認

出張についてのルールは、社内規定や出張旅費規程により、定められるものです。これらのルールを、出張に行く社員、上長、経理それぞれがしっかり遵守できているかどうかを常に確認することが重要になります。

▸ 出張旅費規程の目的とメリットは？

出張社員の安全管理

特に海外出張が多い企業にとって出張社員の安全管理はとても重要になります。テロや災害発生時に即座に対応できる体制が整っていなければ、社員の安全を守ることができません。大きな企業の損失につながらないためにも安全管理は重要視する必要があります。

出張管理を効率化するシステム選びのポイント

出張管理には多くのベネフィットがありますが、管理の煩雑さが課題となります。その課題を解決するのが出張管理システムです。ここでは出張管理システムを比較する際のポイントをご紹介します。

システムの使いやすさ

まずポイントとなるのがシステムの使いやすさです。出張管理システムを使用することになるのは出張者と、管理者になりますが、双方が使いやすい、管理しやすい出張管理システムを選ぶことが大切です。入力が簡単で使いやすいか、画面が見やすいかなどは入力ミスの削減にもつながりますのでしっかり確認しましょう。領収書の発行がペーパーレスで対応できるかも作業を効率化する上では欠かせないポイントになります。

既存システムとの連携

出張管理システムを導入する際には、自社で利用している経費精算システムや会計システム、ワークフローシステムなどとの連携が可能かを確認しましょう。既存のシステムと連携ができない場合、手作業での入力、管理が発生し作業が煩雑となり、出張管理システムを導入したメリットがなくなってしまいます。また社内のシステムとの連携面のほかにも、導入後のサポートやメンテナンスについての詳細も契約時に確認しておきましょう。

海外出張への対応

海外出張の多い企業では、海外出張にも対応しているかを確認しましょう。英語や、さまざまな言語に対応できているかは重要なポイントです。

【参考】
▶ 海外出張の経費精算は国内出張とどう違う？効率化する方法をご紹介

まとめ

出張業務の管理は、煩雑で面倒な面もありますが、ベネフィットも大きく、必要不可欠と言えます。しかし、人の手で管理すると膨大な手間がかかることも事実です。その手間や出張管理における人件費削減のためには、出張管理に適したシステムを使用するのがおすすめです。

あらかじめ出張管理システムに社内規定や旅費規程の内容をコメント表示させ、システム使用者に注意喚起したり、システム上で社内規定や旅費規程をチェックさせるようにしたりしておけば、自然とルールが出張に関わる社員に周知でき、ガバナンスが効くようになります。また、出張にかかった費用の確認も可能です。
さらに出張手配から事後処理までのシステム化により、出張業務のすべての流れが把握できることから、出張社員の安全管理にもつながります。

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