立替精算業務に関して、経理ご担当者から「もっと管理を楽にしたい」、「細かな整理が面倒くさい」、「現金の用意が手間」といったお悩みを伺うことがあります。
この業務がもっとスムーズだと効率的なのに、と感じている方も多いのではないでしょうか?
立替精算業務の負荷を減らすことは、経理業務の効率化だけでなく、企業全体の業務効率化、生産性アップにもつながります。
本稿では、立替精算の基本と立替精算業務の負荷を改善する方法を解説します。
生産性アップを図りたいが、どこから手を付ければよいか分からない、IT投資をすることで本当に生産性アップができるのか?とお悩みの経営者の方や経理部の方はぜひ参考にしていただき、現在の立替精算業務を見直してみてください。
立替精算とは、本来会社が負担する諸費用を社員が立て替え、後日経費として精算する仕組みのことです。
立替精算の具体例
会社で立替精算を行う場合、最終的には経理上の「勘定科目」に当てはめて処理をする必要があります。社員による精算処理から上長の承認、経理部門のチェックといった処理過程でさまざまな人が業務に関わっていますが、お金に関わるためミスが許されません。
立替精算業務は慎重を要する業務の1つなのです。
また、立替精算の期限に関しては、原則として立替が発生した事業年度内に行う必要がありますが、実際には会社によって異なり、一般的には1か月から3か月程度とされています。ただし、特別な理由がある場合は期限の延長も可能とされていることが多く、具体的な期限については会社の規定や取り決めに従う必要があります。
また、上記は税法上の話になりますが、民法では権利の存在を知ってから5年間は債権者が権利を行使できるとされていますので、従業員には、過去の申請漏れを5年前まで遡って請求する権利があるということになります。
立替精算では、社員が業務上で支払った(自己負担した)経費を会社が後日精算(返金)する形になりますが、一方で仮払精算は、会社が社員に業務上必要な支払いを事前に行い、後日、社員が支払った経費との差額を精算する方法になります。つまり、社員が一時的に自己負担する必要があるかどうか、という点が大きな違いと言えます。
立替精算の場合は社員が自己負担で支払うことになるため、支払いが発生する前に会社の承認が必要ですが、仮払精算は会社が事前に支払うため、承認が必要な場合でも支払いが発生する前に行うことができます。
立替精算の処理を誰がどのような手順で行っているのか確認しましょう。
【領収書には以下のような記入内容が必要】
立替精算の処理手順をみると、上長や経理部など多くの関係者によって処理されていることがわかります。
立替精算は多くの人が業務に関わり、入力作業やチェック作業の負担が重い業務の1つです。ここでは、立替精算における課題を紹介します。
立替精算時によく起こるミスは、以下があります。
細かなチェックやミスが許されないため、経理担当者の業務負担が大きくなります。
立替精算は、特に出張時のチケット手配や出張先で発生する費用により高額になりやすく社員の負担になることがあります。月に数回の出張の場合、社員の立て替えが15万円を超えることも珍しくありません。特に若手社員にとっては負担が大きいものです。
さらには航空券や新幹線、宿泊ホテルを別々のシステムで予約しなければならず、手配にかなり時間がかかっていると感じている社員もいるのではないでしょうか?
このように、立替精算は申請する側も、経理担当の方にも大きな負担がかかる業務となり、生産性のアップを阻害する要因の1つとなります。
立替精算の業務負荷を改善する方法は4つあります。
法人用のクレジットカードを導入することで、社員による立替精算をなくすことができます。
メリット:クレジットカードを導入するのみなので、手間がかかりません。
デメリット:個人が持つクレジットカードと違い、年会費がかかることが多いです。また運用ルールを決めておかないと、社員の判断で決済してしまい、予想外の金額が引き落とされるなどのトラブルが発生してしまう可能性もあります。どこまでコーポレートカードで決済して良いのか、事前申請を必要とするのかなど、社内でしっかりと運用ルールを決めておく必要があります。
【関連ソリューション】
>コーポレートカードとの自動連携で経理業務の大幅な効率化を実現する J’sNAVI NEOのコーポレートカード連携
現状のリソースでは足りていない場合には追加の人員を雇う手段もあります。
メリット:経験者であれば、業務処理量が大幅に増えます。
デメリット:採用までの期間がどのくらいかかるのか、また、採用できたとしても社内になじめず離職するなどコントロールできない要素が多くなります。
経費精算の業務のみを外注することで社内のリソースを使わずに生産性を上げることができます。
メリット:外注するので、社内のリソースが奪われません。
デメリット:外注費用がかかります。また、何かトラブルがあった際には、責任の所在が曖昧になる可能性があります。
業務負荷を劇的に減らし、生産性を上げる方法としてもっとも効率が良いのは経費精算システムの導入です。
メリット:システム化により入力ミスを最小限に減らし、申請や承認にかかる時間やコストも大幅に削減することができるため、申請者や経理担当者の業務負担が軽減されます。
デメリット:導入コストや運用費用が発生します。ただし、生産性の向上を鑑みれば費用対効果が高い場合が多いです。
JTBグループが提供する「J’sNAVI NEO」は、経費精算や立替精算業務のDX化を実現する経費精算システムです。このシステムは、あらゆる経費精算のペーパーレス化はもとより、社員と経理の負担が大きい立替精算をそもそも不要にすることができます。従来の経費精算システムとは違い、3つのメリットがあります。
立替精算が不要になる仕組みを詳しく解説します。
J’sNAVI NEOは、出張時の航空機・新幹線などの国内外のチケット手配やホテル予約を同一システム上で手配から精算までできます。システム上で手配したチケットは会社に一括請求されるため、出張者の業務の手間が軽減され、立替の負担もなくなります。また、社員の立替がなくなることにより、現金の用意や受け渡しも不要になるため、経理担当者の業務効率化にもつながります。
経費関連業務のペーパーレス化やデジタル化を検討する際は、立替精算を不要にできる出張関連の業務も見直すことをおすすめします。単なるデジタル化に留まらず、「経費精算業務のDX化」を実現できるのです。
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2022年1月に施行される電子帳簿保存法の改正によって、これまで必須とされていた領収書や請求書などの紙保存が不要になります。また、経費精算システムと合わせ導入することで、社内のペーパーレス化を促進し、さらなる業務効率化に貢献します。
特にテレワークなどがあたりまえになることで、わざわざ出社をして領収書などを提出するなどの業務が不要になります。それにより、精算者、承認者、経理部の生産性アップは確実となります。
立替精算は煩わしい作業が多く、社員も経理部門も業務負荷がかかっています。また、社員が一時的に支払う金額が多くなりやすく、不正が起きやすいため精算内容のチェックに細心の注意を払わなければなりません。
これらを解決しつつ業務の効率化を行うのであれば、出張時の立替精算をゼロにできる経費精算システムを導入することが解決の近道です。
以下の図は、どの部署の効率を上げることがもっとも有効な生産性の向上につながったかを示しています。
※出典:中小企業庁「中小企業白書」(第2-4-3図「業務領域別の IT 導入比率」)
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf
グラフを見ると、経理部門にITを導入した企業の70%以上が効果を実感していることがわかります。
この機会に経理部門のIT投資(経費精算システムへの投資)を行い、経理部だけではなく、会社全体の生産性アップを検討することをおすすめします。
お役立ち資料一覧
上記の他にも、出張・経費精算関連のお役立ち情報を
分かりやすくまとめた資料を複数ご用意しております。
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