出張旅費規程の目的とメリット

出張旅費規程は、従業員の出張が多い会社の場合は、出張経費の管理に役立ちます。その作成の目的やメリットをみていきましょう。

目的

出張旅費規程の目的は、出張で発生する旅費や経費の管理を効率的に行うことや、規程に定義された内容に基づいて経理処理をしていることで、経理の信頼度を高めることなどが挙げられます。

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メリット

出張旅費規程において出張経費に関するルールを定め、出張日当（出張手当）の取り決めをすることで、多くのメリットが生まれます。

具体的には、以下のようなメリットが挙げられます。

・出張者が出張手配をしやすくなる
・支給する役員や社員のモチベーション管理に役立つ
・経理担当者の仕事がシンプルになり、管理しやすくなる
・会社として、節税になる

出張旅費規程の作り方～意識すべきポイント

出張旅費規程は、ポイントを押さえて作ることで、よりメリットを得ることができると考えられます。

その主なポイントは次の4つです。

・出張ルール策定
・社内周知
・金額の決定
・想定外の事由に対する対応

それぞれのポイントに沿って、出張旅費規程の作り方を解説していきます。

出張旅費規程の作り方（1）～出張ルール策定

出張旅費規程を作るに当たり、まずは基準となる出張ルールを策定します。一般的には、発生しうるトラブルや問題を想定して、必要なルールを策定していきます。

例えば次のようなルールです。

・役職ごとの交通費や宿泊費、日当の区分
・役職ごとの新幹線・飛行機クラス利用可能範囲
・特別出張のルール
・上長の承認が必要なものについてのルール
・長期出張のルール
・海外出張のルール
・タクシーや運搬費、通信費など金額の取り決めのないものについてのルール
・出張期間の休日の取り扱いルール
・出張報告書や出張計画書、出張旅費明細書などの作成、提出ルール
・仮払い・精算ルール
など

出張旅費規程の作り方（2）～社内周知

出張旅費規程を作る際は、営業担当などの出張の多い社員やその上長、総務や経理などの管理者へ、予め社内に内容の周知を行っておくと問題も起きにくく、効率的です。

出張旅費規程の作り方（3）～金額策定

1）で挙げたルールの中でも、交通費や宿泊費、日当などの金額の上限値やチケット・宿泊先ごとの金額を決める必要があります。

・交通費・チケット
交通費は、「普通運賃の実費」など出張旅費として認める範囲を定めます。
また新幹線の場合はグリーン車の利用の可否なども、役職に応じて定めます。例えば、役員はグリーン車相当の運賃の実費、その他の社員は普通運賃の実費を支払うなどです。

・宿泊費
宿泊費は、通常、役職に応じて金額を定めます。もし代表取締役と一般職員とで、宿泊費や日当が同じ金額となれば、トラブルが想定されます。そこで、代表取締役、役員、管理職、一般職などと役職別に宿泊費の上限を定めるのが一般的です。

・出張日当
出張日当も、宿泊費と同様に、役職別に支給額を定めるのが一般的です。加えて、出張の日数、宿泊の有無、海外含む出張エリア、移動距離などによっても費用を設定します。

【出張日当の節税効果と注意点】
出張日当については非課税になるため、節税効果が期待できます。

出張日当は、出張旅費規程で定められている場合には、実際に支給した当人がどのような費目で、いくら使ったのかに関わらず、会社は全額を経費にすることができます。また非課税となるため、節税にもなります。

ただし、税務署から非課税と認めてもらうためには、出張旅費規程を作成し、規程通りの金額を支給しているという事実のわかる書類が必要になります。出張旅費精算書や出張旅費精算書をきちんとルール通りに作成しておく必要があります。

出張旅費規程の作り方（4）～想定外の事由に対する対応

出張中の出張者の事故や傷病に関する取り決めについて、また、海外でのテロ発生などへの対応方法も定めておく必要があります。こうした想定外の事由に対しての対応も、出張旅費規程に盛り込む重要事項と言えます。

出張旅費規程を作る際の注意点

出張旅費規程を作る際は以下の4つの点に注意が必要です。

・出張旅費規程の承認を受ける
出張旅費規程は作成しただけではまだ不十分で、作成後に株主総会や取締役会等の企業の意思決定機関で承認を受ける必要があります。そこで正式に承認を受けた後、労働基準監督署へ出張旅費規程を就業規則とあわせて提出し、従業員への周知をしたうえで規程として運用していくことができます。

・出張旅費規程の対象者の設定
出張旅費規程は役員を含む全社員を対象とする必要があります。ただし役職に応じて支給額を変えることは可能です。また出張旅費規程が導入されていないのに日当を支給した場合、給与扱いとなり課税対象となるので注意しなければなりません。

・支給金額の設定
出張旅費規程において、支給金額の設定には注意が必要です。支給金額は基本的に会社で決めた金額ごとに決められますが、旅費交通費、宿泊費、日当ごとに会社規模が同じくらいで、同業種の会社が支給している金額と比べ妥当性がある金額に設定する必要があります。

・出張報告書の作成
出張旅費の日当は非課税扱いとなるため、出張旅費が発生する場合には従業員は出張報告書を作成する必要があります。出張報告書に、出張先での業務内容を記載することで、出張日当の支給の根拠となりますが、客観的資料として領収書も保管するようにはしましょう。また出張報告書は税務所への提出書類となります。

まとめ

出張旅費規程は、必要な項目をきちんと策定しておくことで、会社にとっても、経理部門にとっても、出張者にとってもメリットがあります。作成のポイントを押さえて、作成に臨みましょう。