経費削減をおろそかにしてはいけない2つの理由

経費を削減する効果的なアイデアを紹介する前に、「経費削減をおろそかにしてはいけない2つの理由」をしっかりと理解しておくと経費削減の効果がわかり、より効果的に経費削減に取り組めます。1つ目の理由は「小さな経費削減でも利益を増大させる効果が大きい」ことです。2つ目の理由は「悪い経費削減は会社経営悪化への悪循環を招く」ことです。

小さな経費削減は売上増加を頑張るよりも利益を増大させる効果が大きい

経費削減に意味がないと考えている会社経営者はいません。しかし、予算で決めた経費はやむを得ない経費として、その費用対効果をしっかり検証しない、あるいは経費削減よりも売上増加に熱心で経費削減を後回しにしている経営者が多く見られます。小さな経費削減が利益を大幅に増加させることを紹介しましたが、その理由を簡単な計算式で紹介します。

売上1,000万円の会社の経費が800万円の場合、以下の簡単な計算式で分かるとおり営業利益率は20%で営業利益は200万円です。
1,000万円－800万円＝200万円
この会社が経費を10%削減すると経費は720万円で営業利益は280万円（営業利益率は28%）です。この会社が経費削減よりも売上増加で280万円の営業利益を稼ごうとするといくら売上を増やす必要があるでしょうか？　営業利益280万円になる売上は利益率20%で割ることで求められます。その金額は1,400万円です。40%も売上を増加させないと280万円の営業利益は稼げません。
1,400万円の80%の1,120万円が経費なので以下が280万円の営業利益を稼ぐために必要な売上を求める計算式です。
1,400万円－1,120万円＝280万円

次にこの会社が売上増加と経費対策を同時に推進して両方とも成功したとします。するといくら営業利益は増加するのでしょうか？以下の計算式で求められる営業利益が実現できます。
1,400万円－1,008（＝1,120×0.9）万円＝392万円（営業利益率28%）

営業利益を現状の200万円よりも約2倍、単に売上増加を40%達成したときの280万円よりも1.4倍の営業利益にできることがわかります。売上増加対策と経費削減対策は2つ同時に進めることで大きな効果が得られるのです。

さらに、売上増加を達成するには一般的には経費も増えるので利益率が低下します。売上は増えたけど利益は期待したよりも少なかったという結果になることが多くなります。また、売上増加には顧客との対外的な交渉が発生し、売上を増やすための値引きやその他の経営にマイナスな条件が加わることが多くて、やはり利益率を低下させます。しかし、経費削減は自社内のみで行え、対外的な折衝も顧客の立場で有利に進められるので経費を増やすことなく確実に実行できるメリットがあります。

悪い経費削減は経営悪化への悪循環を招く

多くの会社は予算で立てた売上を達成するために一生懸命業務を遂行します。しかし、その結果が思わしくないと予算の売上達成は諦めて、利益だけは予算を達成しようと経費予算の削減を実行します。収入が少なくなれば支出を減らすことは会社存続に必要なことなので当然実行すべき対策の1つです。しかし、多くの会社は一律経費の削減を行うことが多く会社経営にとっては必要な経費も削減対象になることが見受けられます。必要な経費まで削減すると会社経営は縮小均衡していき、最後には削減できる経費がなくなって会社を存続させることが難しくなります。

経費削減は、緊急時は別にして急きょ行うものではなく、常に無駄な経費を探して平素から着実に行うことが重要です。会社の存続・発展に必要な経費は削減しないで、むしろ増加させることも必要です。経費削減のためだけに行い長期的な経費使用計画をおろそかにした無計画な経費削減対策は決して行ってはいけません。

経費削減方法を実施する前の4つのポイント

経費削減を効果的に行うには、実施前に知っておくべき4つのポイントがあります。

経営者と社員は経費削減に対するモチベーションが異なる

経営者にとって経費削減は利益に直結し、経営において大事なことなので高い意識と意欲で経費削減に取り組もうとしますが、社員には直接給与に関係しないので経費削減に対するモチベーションは高くありません。強く号令をかけるほど社員はやる気をなくす可能性があります。社員の気持ちを考えて経費削減策を実施しないと効果をあげられません。

経費削減は手段であって目的ではない

経費削減は目標を設定してその目標を達成するために行動を起こさなければなりません。そのため経費削減をすることが目的になってしまいます。しかし、経費削減は決して目的ではありません。目的は、無駄・不要な経費を使わないようにすることで利益を増やすことで経費削減はそれを行うための手段です。

経費削減が目的になると、とにかく経費を削減しなければと会社経営に必要な費用まで削減してしまう可能性が生じます。必要な経費を削減すると事業が縮小していき事業存続も危うくなります。また、外注費用を減らそうとして外注をやめると外注費の削減はできますが、その作業を社員がやると逆に残業費が膨らんでトータルすると経費が増える可能性があります。さらに、経費削減が目的になると一時的に経費を増やして長期的に経費が削減できる対策も採られなくなります。経費削減は重要ですが経費削減を目的にして行うことは避けて手段として行う意識を強く持たなければなりません。経費の見直しは経営者にとって重要な課題と言えるでしょう。

全組織が一体となって加点方式・長期視点で経費削減を実施する

経費削減は「予算の一律◯◯%カット命令」や「経営者や一部の組織だけが頑張る」、あるいは「減点方式で行う」ことは効果的な経費削減ができません。予算の一律カットは予算自体に甘い予算、厳しい予算があって一律カットはムダな予算を見逃す可能性があります。

経営者や一部経営幹部が経費削減を頑張っても、現場での経費の使い方がよく分かっていないので、どこに経費ムラ・ムリ・ムダ」があるか分からず適切な指示ができません。また、経費カットされる部門はその見返りがないかぎり、やる気を起こさないので全組織一丸になって取り組める仕組みを作って行うことが重要です。そのためには経費削減ができない・利益が出ないからと評価で減点するよりも、経費削減の効果を加点方式で認める方式で行うことが必要です。利益がでないときだけ経費削減を行うと、利益が出ているときは「ムラ・ムリ・ムダ」の削減が見逃されます。利益確保のためだけに経費削減が行われると長期的に経費削減が見込まれる対策が実施されない弊害が生じます。

経費削減を阻む社員の気持ちを知る

なぜ経費削減を阻む社員がいるのか。その理由として以下ののようなことが考えられます。これらの意識を取り払って行わないと効果的・持続的な経費削減は困難です。

・経費削減を判断する権限がない、あるいは経費削減が面倒でしたくない
・経費削減をするには、自分の負担が増えるのでしたくない
・コスト削減の目標が一時的に出されるが継続しないためいつしか意識が消える
・経費削減に取り組んでも評価されず、してもしなくても同じなので積極的にする気が起きない
・経費削減をしても会社のためと思われなくて細かい・せこい人間と思われるのでやりたくない

効果的な経費削減ができる10の方法について

個々の会社にとって効果的な経費削減策は、会社ごとに使用する経費の大きさが異なるので変わってきます。経費に占める製造原価・仕入原価、広告費、販売費、管理費などを経費費目ごとに比率と絶対額を高い順に並べて上位の費目から4つの注意点を考慮して対策を実施することで効果的な経費削減ができます。以下の経費削減方法は細かな経費削減策というより大きく経費を削減するための考え方です。

1、アウトソーシングで固定費を流動費化して経費削減

固定費は売上が多くても少なくても一定の費用が発生します。固定費を削減できると売上が思わしくないときでも利益を出せる経営体質の強い筋肉質の経営ができます。固定費を洗い出してアウトソーシング（外注化・外部調達）することで変動費にできるだけでなく経費の削減も可能です。最近、アウトソーシングは単なる外注化を実現するだけでなく、効率、スピード、品質向上などによって社員削減、社員の再配置が可能になり企業競争力アップや付加価値アップを生みだす手段として活用されています。

2、税理士に依頼して税金を節税

一定金額以上の利益がないと税理士に依頼する経費が発生してメリットが薄れますが、税理士に依頼することで今までムダに支払っていた税金を節約できます。節税は経費削減とは異なりますが、経費節減は利益を増やすことが目的なので税理士への依頼費用が増加しても利益が増加すれば経費削減と同じです。そして節税額は純利益の増加になることから、例えば純利益率5%の会社であれば、わずか10万円が節税できただけで200万円の売上が増えたことと同様の効果が得られます。もし、100万円を節税できれば2,000万円の売上増に相当します。

3、事業の仕分けで大幅な経費削減

経費削減には経費ごとにムダな使い方をしていないかを見直して小さなムダを削減してトータルで大きく削減する方法と、事業や業務単位に見直して事業や業務の縮小で大きく経費を削減する方法があります。いつまでも売上・利益の上がらない事業や経営に貢献していない業務でも担当社員は一生懸命頑張って経費を使用します。むしろ売上・利益が低いので余計に頑張ろうとして費用対効果の悪い経費が使われ続けます。このような事業・業務は社員に任せていては効果的な経費削減は実行できません。経営者がリストラ、事業転換を判断しなければなりません。

4、顧客を選別して重要顧客に注力して販促費を削減

一般的に2割の顧客で売上の8割を占めるというパレートの法則があります。8割の顧客に経費を使用しても売上に貢献する比率は小さいので少ない経営資源を2割の顧客に集中することで効率が上がり、費用対効果の悪いムダな経費を削減できます。売上拡大志向では発想できません。販促費のウェイトが高いとより大きな効果が得られる可能性があります。

5、経費削減を継続的に全組織で行う体質作り

多くの会社では経費削減は常に行うのではなく売上が厳しいときなどに限定して行われ、社員は常に経費削減を意識して仕事を行っていません。しかし、効果的な経費削減方法は実際に業務を担当している社員が高い経費削減の意識を持っていないと生まれないのが一般的です。経費削減を意識させるために、社員に365日24時間経費削減を強く求めると、社員のモチベーションが下がって経費は削減できても、それ以上の悪影響が出る可能性があります。そこで、経費削減のアイデアに対して、経費削減効果の大きさに応じてインセンティブを与え表彰するなどを行うと良いアイデアが生まれてくるとともに継続的に経費削減を社員が意識する体質作りができます。

6、業務の標準化・最適化・マニュアル化の推進で人件費を削減

業務が個々の社員に依存しすぎすると、その社員が辞めると後任の社員への教育コストが大きくなります。業務の標準化・最適化・マニュアル化を推進すると教育コストを削減でき、効率アップとなり、さらに業務を正社員から派遣社員、アルバイト、パートへとシフトさせて人件費を削減できます。正社員を減らせなくても、正社員がより重要な仕事に多くの時間が使えるようになると付加価値の高い仕事ができて売上増につなげられます。

7、IT技術・インフラをフル活用して業務の効率化と経費を削減

書類をPDFデータにすると印刷を最小限にできて保管費用を削減できます。それだけでなく書類の検索も速くできるようになって業務を効率化できます。インターネットFAXを利用すればFAXの機械を削減できる可能性があります。また、外出先からスマートフォンでも見られて、業務の効率化・迅速化ができます。エクセル、ワードなどのアプリケーションソフトも有料の製品を購入しなくても無料の「Google Sheets」「Google Docs」で十分代用できる可能性があります。外回りの営業社員などに携帯電話を貸与している場合、貸与を止めて社員の携帯電話、スマートフォンを使い「分計サービス」を利用すると、社員が会社へ電話する料金は会社へ請求がいくので携帯電話を貸与する費用をゼロにできます。その他にも、IT技術やインターネットを利用することで経費削減、業務の効率化ができます。

8、広告費の効果的な運用で経費削減と費用対効果のアップ

インターネットを利用することで費用対効果の高い広告を全国へ発信できます。年齢別、性別、エリア別など自社の商品特性別に効果的に広告を出稿できます。また、自社製品に興味を持って広告を見た人の数に応じてしか広告費が発生しないなど費用対効果の高い広告ができます。そのため、広告費は従来の新聞、雑誌、チラシ広告よりも費用を削減できます。

9、不良在庫、長期不動在庫の早期処分

不良在庫や長期不動在庫の管理と処分は多くの会社でなかなか迅速に行われません。遅れる理由は、不良在庫の廃棄処分や長期不動在庫の処分販売は一般的に決裁書による認可が必要で、そのときに在庫の管理責任を問われるためです。そのため定期的に在庫を管理する仕組みにして特に不良在庫や、長期不動在庫を早期に処分するようにします。在庫管理を厳しく行うことで、キャッシュフローが改善し、管理費の削減も可能です。

10、経費削減の3つの考え方

経費削減による利益増加を目指す経費削減には以下の3つの考え方があります。これを担当者レベル、中間管理職レベル、経営幹部・トップレベルでそれぞれ行うことで全部門、全社員による経費削減が効果的に実現できます。

10-1　経費の支出を抑える「支出抑制による経費削減」
10-2　支出額にはあまりこだわらずに経費削減と効果の最大化を目指す「費用対効果最大化による経費削減」
10-3　戦略的に事業や業務の見直しを行い経費の大幅削減を目指す「戦略的な経費削減」

「支出抑制による経費削減」は担当者レベル全員が毎日のムダな経費の支出を少しずつ抑えることで大きな経費削減額を目指す方法です。「費用対効果最大化による経費削減」は、戦術的な経費削減方法で、経費を抑えながら必要な経費を削ることなく費用対効果の最大化を目指す方法です。「戦略的な経費削減」は、リストラとも言いかえられる方法で、アウトソーシングや不採算事業からの撤退など一時的には費用を発生させながら、長期的には大幅な経費削減を目指す方法です。

まとめ

経費削減は経営的な損失・傷口を小さくするための後ろ向きな対策と思われているかもしれませんが、決してそのようなことはありません。経費削減対策は売上増加対策と同等な重要性があること、および経費削減を行うときに必要な注意点と10個の重要な経費削減の方法・考え方を紹介しました。経費削減をトヨタのかんばん方式のように組織的に徹底して追求できるようになると筋肉質の経営力のある会社へと成長できます。