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出張費精算業務の悩み解決！Q&A

出張費精算業務は一般的に、月に一回、もしくは週に一度など、定期的に行われるものです。また出張費精算業務に関連して必要になるのが出張者からの出張経費申請を受けることです。それに伴いさまざまなやりとりが発生するでしょう。この出張費精算業務において、経理担当者によくあるお悩みの解決策をみていきましょう。

Q.出張者からの出張経費申請はいつもミスが多くて困ってしまいます。

出張者からの出張経費申請は、不慣れな社員の場合は確かにミスが多くあります。例えば使用した電車の運賃が遠回りの運賃で計算されていたり、定期区間が含まれていたりすることはよくあるミスです。また会社の出張旅費規程に反している内容を知らずに平気で申請してくる社員の方もいるでしょう。このようなミスの多い出張経費申請は、十分なチェックが必要になりますし、見落とすのが不安なところがあります。
 
しかしちょっとしたミスは誰にでも起き得ることです。しかし一方でわざと多く出張費を申請している、つまり不正申請の可能性もあります。ですから出張申請のミスは見過ごすことはできないことであり、ダブルチェックなど、しっかりとチェック体制を整えておくことが一つの対策です。
 
とはいえ経理担当者もリソースが限られていることから、そううまくはいかないでしょう。そこで出張費精算のためのツールを導入し、いつも使っている経理精算システムと連携できるようにしておけば、効率化ができると考えられます。中には自動でエラーを判別することができるものもありますし、申請者も手計算の必要なく楽に申請できるものもあることから、経理担当者と出張申請者双方の手間を省くことができます。

Q.出張者から申請される前の、上長による承認が遅いのですが。

通常、出張者は出張内容や出張の工程など上長に申請します。そして申請書は上長の承認を得てから、経理担当者のもとに回ってくるものです。しかし上長が忙しくてなかなか見てくれず承認が遅いというのもよくあることです。
 
対策としては、申請書そのものをなくし、口頭確認だけにするといった方法もありますが、言った言わないの問題が起きてきてなかなか現実的ではないといえます。このことから上長の承認フローをなくさず、何とか効率化する方法をとる必要がありそうです。
 
例えば出張申請をシステム化、モバイル化してしまうという方法があります。出張申請者がシステムに直接出張経路や宿泊ホテルなどの情報を入力して申請し、それを上長はスマートフォンなどから手軽に時間の空いたときに見ることができ、承認ボタンをポンと押せば完了、というような流れにしてしまえば、スピーディーに、経理担当者の下に承認された出張申請書が回ってくるでしょう。

Q.出張者への差し戻しが多く、関係が悪化しているのが気になっています。

出張申請の内容において、もし定期区間を利用していたり、ミスが多かったりすると、差し戻しの手間が発生します。この差し戻しを何度も行っていると、出張申請者へ非常に面倒なイメージを与えてしまいます。経理担当者に対してもよくないイメージを持つ可能性もあります。
 
この問題も、上記の2つの問題と同じように解決できる可能性が高いです。出張手配から経理精算業務までをワンストップでシステム化するという方法です。経路はシステム上で検索でき、そのまま選択して自動計算できるものもあるため、出張申請者からの申請のミスが減る上に、出張旅費規定に反していることがあればアラートが上がる仕組みしておけば不正申請も未然に防げます。差し戻しは不要になることが多く、結果的に出張申請書と経理担当者の関係も良くなることが考えられます。

まとめ

出張申請は一般的に申請する側にとっては面倒なイメージがありますが、経理担当者にとっても煩雑で出張申請者との関係も悩ましい業務の1つです。
 
いっそ出張申請から経理業務までをワンストップでシステム化し、さらにモバイル化してしまうというのはさまざまな問題の解決策となるといえます。