出張費とは何？旅費交通費と交通費の違いとは？

経理業務において出張費という名称はよく耳にしますが、他にも旅費交通費、交通費という名称もあります。これらはどのように違うのでしょうか。

出張費とは

出張費とは、その会社の役員や従業員が業務に関連することで遠隔地に行くときにかかる費用で、一般的な呼び名です。出張手当や宿泊費、交通費が含まれます。

旅費交通費とは

旅費交通費は「旅費＋交通費」のことで、勘定科目の一つです。通常、経理処理の際は出張の際の宿泊費や出張手当を含む「旅費」と、電車や新幹線、飛行機、車の高速代やタクシー代などの「交通費」を合わせて旅費交通費として処理することになります。
 
しかし、同じ宿泊費でも研修旅行の場合は「研修費」、慰安旅行などの宿泊費は「福利厚生費」で処理することになります。旅費交通費は、あくまで遠隔地へ出張したときに支出した全体の経費となります。

交通費とは

交通費とは、自宅から会社までの通勤費用や近くの取引先へ行くなどの近距離の移動にかかった費用を指します。つまり具体的には通勤定期代や電車やバスなどの運賃、タクシー代、駐車場代などがあります。旅費交通費とは異なるものです。

以上、出張費や旅費交通費、交通費の意味や違いについてご紹介しましたが、実際に経理処理を行う際、仕訳に迷うケースも少なくないのではないでしょうか。
下記のコラムでは、旅費交通費や出張費に関する仕訳のノウハウを分かりやすくご紹介していますので、是非併せてご覧いただければと思います。

＞旅費交通費の仕訳にまつわる、ちょっとした疑問を解決！

出張費精算の流れ

ここで、出張費精算に関する一般的な流れについても見ておきましょう。

出張前の手続き

出張前には、出張の目的や日程、交通手段、宿泊先などを決定し、事前に上司や経理部門に申請する必要があります。また、出張先での食事や交通費などの予算も決めておかなければなりません。

出張中の支出

出張中には、交通費や宿泊費、食事代などの支出が発生します。これらの支出については、領収書を取得して確実に保管しておく必要があります。

出張後の精算

出張終了後、領収書をもとに支出の精算を行います。出張精算書には支出の内容や金額、支払い方法などを記載し、必要に応じて承認者のサインをもらう必要があります。

経理部門での処理

出張精算書が承認されると、経理部門で支払い処理が行われます。支払い方法としては、現金、カード、銀行振り込みなどの方法があります。

記録の保管

出張費精算に関する書類は、法的な観点で、一定期間保管しておく必要があります。保管期間や保管方法については、企業のルールに従って行います。

出張費精算にまつわる基礎知識

続いて、出張精算業務にまつわる基礎知識を用語と共に見ていきましょう。

仮払金とは

旅費出張費の勘定項目の仕分けにおいて、よく出てくるものの一つが「仮払金」です。仮払金とは取引や営業活動で要する可能性のある金銭を、前もって支給した際に用いる勘定科目の一つです。
 
例えば出張においては旅費や交通費を先にまず社員へ渡してしまう、つまり仮払いするというときに使用します。また出張以外でも買い出しにかかった費用や、小口資金として支給する金銭のことも指します。
 
例えば出張する従業員に対して仮払金として10万円を支給したとします。しかし実際出張でかかった費用が15万円だった場合、差額の5万円は出張後に現金で支払います。

出張手当とは

出張手当とは出張における交通費や宿泊費以外の、食事等の諸費用に対する費用のことです。これは出張旅費規程で定められていることが多く、役職によってその額が異なってきます。出張旅費規程上、出張手当について認められていれば、旅費や交通費と同様、給与ではないため、非課税になります。

不正出張費申請とは

不正出張費申請とは、文字通り出張費を不正に申請することです。例えば定期区間内の運賃をすでに定期代として毎月支給しているにもかかわらず、出張において定期区間を利用した場合、出張費申請するといったことはダブルで費用を請求することになりますので、不正に当たります。経理担当者にとってそうした不正にいかに気づくかはとても重要になってきます。そのためにはダブルチェックなどの人の目によるチェック体制も重要になりますが、そもそも定期区間を自動で除外してくれて、出張費精算も一気通貫でできるしくみをシステムとして備えていれば、こういった不正についてアラートを出すことで確実に気づくことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。出張費精算における用語はまだ他にもありますが、基本的なところを押さえておくことで業務に役立ちます。出張費申請は煩雑といわれますが、基本的なところを押さえながら業務に慣れていきましょう。