出張費を見直して節税できる？

結論から言うと、出張費の見直しで節税は可能です。具体的には、出張旅費規程を作成し、出張手当（いわゆる日当）を定めることで実現できます。

出張旅費規程とは、出張経費の取り扱いが定められた規程です。各出張費の金額は法的に定められているわけではないため、出張手当はいくらなど、会社独自で決めることができます。

出張経費には、出張手当のほか出張に必要な交通費や宿泊費などが含まれます。一方、出張先の食事代や出張以外の社員旅行における交通費は、出張経費に含めるか否かは会社ごとに異なります。そうした出張関連の経費の取り扱い方法を明確にするために重要な役割を担うのが、この出張旅費規程です。

出張旅費規程で節税する方法

出張旅費規程を作成すると、さまざまな角度から節税施策を行うことができます。

出張手当による節税

出張手当を定めておくと出張手当は経費になり、損金として算入できるため、単純に節税になります。また出張手当は非課税になることから、二重の節税効果が期待できます。出張手当は出張を行う社員への慰労のために支払われるものですが、通常の給与とは異なり、非課税所得として取り扱われます。そのため、所得税と住民税がかからないことから、会社として節税になるのです。また、社員にとっては課税されない分、支給される金額が増えるメリットもあります。

出張経費削減

出張旅費規程においては、定額支給ではなく「上限付き実費精算」で支給するよう定めておくと、出張コストの削減に繋がります。必然的に上限の範囲内で手配することになるため、宿泊料や交通費等の減額効果が期待できます。ただし、宿泊施設の繁忙期で宿泊料が高騰する等の事態も想定されるため、例外事由がある場合は規程を超えた金額の精算でも許可するなど、業務の実態に則った規程を作成すると良いでしょう。

また、交通費についても、しっかりと座席のランクなどを定めておくことで、予想外に出張費が膨大になる事態を避けることができるでしょう。
これらの取り組みが積もり積もれば、トータルで大きな出張経費削減に繋がります。

出張手配システムや出張管理システム導入で経費削減も

出張旅費規程を定める以外にも、出張を手配・管理するシステムを導入し、効率化することで出張経費削減効果が期待できます。

例えば、新幹線、航空機、ホテルなどのチケットをオンラインで手配して、法人一括精算する仕組みを導入すれば、出張者の立替がなくなるメリットはもちろん、これまで出張者が各自でさまざまなルートで購入していたことによる経費と手間の無駄が一掃され、最適な交通費・宿泊費で手配することができ、コスト削減を実現した事例もあります。

また、企業毎のルールを反映した制御設定で出張精算を行うことにより、出張費の適正化を図ることができ、経理担当者のチェック業務も効率化できるというメリットがあります。

まとめ

出張費はさまざまな方法で節税・経費削減を行うことができます。出張旅費規程で明確に金額を定めるほか、出張手配の無駄をなくすことで、大幅なコスト削減ができる可能性があります。出張費関連を見直して、全体のシステムも見据えながら節税・経費削減の可能性を探ってみるのも良いかもしれません。