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旅費交通費の仕訳ノウハウ

旅費交通費に含まれる費用と含まれない費用の違い

旅費交通費の精算でまず考える必要があるのが、その費用が旅費交通費に含まれるのか、含まれないのかということです。そもそも旅費交通費の定義を踏まえていなければ、仕訳することができません。

基本的なことになりますが、旅費交通費とは、業務上必要となる旅費や交通費のことです。しかし、電車や飛行機などの交通機関を利用して移動すればすべてが旅費交通費になるわけではありません。目的によって勘定科目が変わってきます。

・旅費交通費に含まれる
　-業務遂行のため
　-通勤のため
　-求人活動のため
　-転勤のため

業務遂行には当然、出張も含まれます。

・旅費交通費に含まれない
　-取引先、消費者を招待するため…交際費、会議費、広告宣伝費など
　-社員旅行のため…福利厚生費
　-研修のため…研修費

ちなみに旅費には、交通費の他、宿泊費、食費、出張手当なども含まれます。
まずは旅費交通費に含まれる目的を把握しておき、基準にしておくと良いでしょう。

出張中のガソリン代の仕訳はどうする？

社員が会社の車で出張に出かけた際にガソリンを入れた場合、ガソリン代は当然、経費になります。しかし勘定科目として交通費になるのか、ならないのかについて疑問に思うかもしれません。

基本的に、ガソリン代の勘定科目について正解はないといわれています。一般的には「旅費交通費」、「消耗品費」、「車両費」、「燃料費」のいずれかに仕訳することが多いようです。

出張費の概算払いの仕訳はどうする？

出張にかかる旅費交通費を社員の立替制にしている場合、「概算払い」という方法を取り入れることができます。特に長距離の出張においては費用が高額になることから、社員の負担が大きすぎないように事前に出張にかかる旅費交通費を概算で出し、社員へ仮払いをすることがあります。これを概算払いと呼びます。

概算払いをした場合、勘定科目は2段階に分かれます。まず社員へ概算払いをした段階では「仮払金」の勘定科目で仕訳をします。そして金額が確定し、精算した後は、仮払金だった勘定科目を「旅費交通費」へ切り替えることが必要です。

仮払いと実費精算の違いは？

続いて、仮払いと実費精算の違いについて説明します。仮払いは、先にも述べた概算払いのことを指します。つまり、出張にかかる旅費交通費のうち、高額になる場合などは先に概算金額を支給します。これが仮払いです。

一方、実費精算は仮払いをせず社員が提出した領収書を元に後で精算する方法です。つまり、実際にかかった「実費」で精算するということです。

仮払いを行った場合、必ず、実際にかかった費用と照らし合わせて精算をする必要があります。もし不足していれば不足分を立て替えた社員へ支給し、仮払いよりも実費が少なかった場合、社員から余剰金額を返金してもらう必要があります。

仮払いの場合、経理担当者にとって大きな手間になる上に、ミスの可能性も増えます。このことから、仮払い精算は経理業務の中でも煩雑な業務の一つに数えられます。ミスの削減と共に業務効率化の意味でも、現在ではシステム導入により出張手配の段階でシステムを導入し、会社で取りまとめてチケット購入をして後で一括請求を受けるという仕組みを作ることもできます。これにより、社員の立替・仮払いがなくなるため、経理担当者の手間を削減し、時間を生み出します。

まとめ

旅費交通費にまつわる精算、仕訳業務においては、ちょっとした疑問が生まれることも多いでしょう。その都度、正確な判断を行うには、まず定義をしっかりと押さえておくことが大切です。

また、最先端の業務効率化のシステムを導入することで、煩雑な経理業務の効率化を実現している会社もあります。こうしたシステムの導入が、経理担当者の業務全体を効率化することに繋がることもありますので、念頭に置いておくと良いでしょう。