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コスト削減の中でも多くの企業が取り組む「出張費削減」

コスト削減の課題の中でも、出張が多い企業は特に、出張費の削減に取り組んでいるといわれています。その理由として、やはり出張費は費用的に大きいということが挙げられます。

もちろん、各社で制定している出張旅費規程で費用の上限などは定められてはいるものの、一から百まですべて指定されているわけではなく、ある程度、交通手段やルート、宿泊先ホテルなどは出張者の判断にゆだねられているのが一般的です。しかし、それがコスト高、無駄コストの発生の原因になっていることもあるのです。

これらの背景から、出張の多い企業では出張費削減に取り組んでいます。会社の戦略の一つとして、全社的に取り組んでいるケースもあるほどです。

出張費削減に取り組む前にやっておきたいこと

しかしながら、出張費削減は、ただ出張者に呼びかけるだけでは実現するものではありません。わずかな効果があったとしても、目標削減値までは程遠く、達成するのには大きな時間を要してしまいます。

このことから、いかに効果的な仕組み作りを行うかということが重要で、出張費管理の方法を構築するなどの対応が求められます。言い換えると、出張費がかさまないフローをつくってしまうことこそ、最短の道と言えます。

そこで、出張費削減に取り組む前に、あらかじめやっておきたいことをご紹介します。

出張費でかかる無駄コストを洗い出す

まずは、何を削減するのかを明確にしなければなりません。出張費の無駄コストはどこで発生しているのかを探ります。無駄コストを洗い出し、まずは一覧にしてみます。ランキングをつけて並び変えるといいでしょう。これは、出張費削減のみならず、コスト削減全般に共通するやり方といわれています。

他社事例を情報収集する

出張費の無駄コストが具体的に何なのかが分かったら、その削減したい項目について、実際にコスト削減を実現した事例を探します。インターネットでの情報収集や、他社サービスが提供しているコスト削減事例集などを取り寄せるのもいいでしょう。そしてその中から自社の状況に合ったものを見つけ、最大限にコスト削減の効果が出る方法を見つけます。

出張管理ができるサービスを探す

先に述べた通り、出張費削減の最大のポイントは、仕組み化してしまうことです。仕組み化するには、何かのツールを導入する、サービスに委託するといった方法が考えられます。

例えば、よく出張費用の無駄コストとして多いといわれるのが、ホテルなどの宿泊費です。宿泊費に無駄コストが発生するよくある原因として、社員が宿泊先を決めるときに、宿泊すると得られるポイントやキャッシュバックなどの特典が付いたプランを選ぶということがあります。ポイントやキャッシュバックは社員が得るもので、会社にとってメリットはないため、宿泊費そのものはコスト増しになりやすくなります。

こうした宿泊費の無駄コストの解決策としては、社員それぞれが独自に予約する仕組みではなく、企業があらかじめプラン名のキーワード制御（ポイント・キャッシュバックなどのついたプランは予約不可にする）などのルールを定めておき、そのルールの範囲内で宿泊手配ができるサービスやシステムを利用する方法があります。
これにより、社員に宿泊先の手配状況が「見られている」という意識が働くことで、自然とコスト削減へつながっていきます。つまり社員の意識改革にも貢献します。

また、システムの中には、出張を可視化して簡単に無駄コストの洗い出しができるシステムや、出張に関連する申請や精算等の業務を効率化して作業工数・人件費等の間接費削減に繋がるシステムもあります。

そもそもの出張の必要性を考える

出張といっても、不必要な出張によるコスト増ということもあり得ます。そもそも出張の定義を見直すことも、会社の戦略としてのコスト削減であれば必要なことでしょう。

まとめ

出張費削減のためには、事前準備が重要になります。そしてその準備は、無駄コストの洗い出しと仕組み化が成功の鍵となります。さらに知っておきたいのは、それを実現するためには、全社的に戦略として取り組むことが重要であるということです。ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。