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クラウドシステム導入時に発生しがちな課題

経理業務に関わらず、クラウドシステムを導入する際には、次のような課題が発生することが多くあります。

クラウドシステムの社内周知、研修、マニュアル作成に時間と手間がかかる。

システムの入力方法、手順が分からずシステムが定着しない。

システムへの社員からの問い合わせが多く、担当者の負担が大きい。

各社員によって入力方法がばらばらで、データがきれいにたまらない。データ抽出もむずかしい。

こうした課題をクリアしなければ、せっかく優れたクラウドシステムを導入しても、成果を出すことができません。つまり、導入時には、社内周知や教育が重要であるといえます。

クラウドシステムの使い方を社内周知する課題解決策3つ

経理業務にクラウドシステム導入後、その使い方等を社内に定着させるために考えられるのが、次の3通りの方法です。

集合研修・個別研修を行う

製品の使い方を、社員を集めて、もしくは個別に教育する研修の機会を一度設けるという方法です。またベンダー主催の研修に使用者を参加させる方法もあります。

マニュアルを作る

操作方法やFAQなどの社内マニュアルを作成し、使用時に使用者が随時参照しながら業務を進めていく方法です。研修の時間が不要ですが、マニュアル作成の手間と時間がかかります。

操作サポートツールを導入する

近年、各種ソフトウェアやアプリの操作をサポートするツールが登場しています。業務のクラウド化に伴い、数多くのツールを導入するたびに、それぞれの研修やマニュアル作成を行っているのは非効率です。そこであらゆるツールに対応できる操作サポートツールの導入は、このデジタル化、クラウド化時代に非常に有益といえます。

クラウドシステムの操作をサポートするツール利用の例

先の課題解決策の3つ目のクラウドツールの操作をサポートするツールを導入するという方法について、経理業務における例を挙げてご紹介します。

例えば、クラウド型の出張経費精算システム「J’sNAVI NEO」を導入した場合のことを想定します。J’sNAVI NEOでは、出張に必要な新幹線・航空機、ホテルなどのチケットをオンラインで手配でき、利用実績データを精算書に取込むことができます。また出張費申請機能もついているため、出張者が直接、システムを使って申請することもできます。

しかし出張者は慣れないJ′sNAVI NEOで申請する際に、入力方法や使い方に迷うこともあります。そんなときに、操作に慣れないユーザーをサポートするツールを導入することが有効です。

例えば、新しい操作をサポートしてくれるステップ・バイ・ステップの操作ガイダンス機能があり、ステップごとに対話型のポップアップを表示し、説明を補うこともできるツールを導入することで、ユーザーはツールの画面上で実際に手を動かしながら、操作方法を体感的に学ぶことができます。

また入力の漏れ抜けやミスを知らせる見守り機能や、プロセスを自動化するオートメーション機能なども備えていれば、より安心かつ便利に利用できます。

あらかじめ、J’sNAVI NEOの入力手順や入力制御をサポートツールに設定しておくことで、J’sNAVI NEOを初めて利用する社員も、サポートツールのガイドによって、スムーズに利用が可能になります。

まとめ

経理業務のクラウド化は、いま多くの企業で進められています。操作段階でつまづき、生産性を落としてしまうのはもったいないものです。サポートツールの存在を知っているだけでも大きく差をつけることができるはずです。