経費精算をデジタル化するメリット

はじめに、経費精算をデジタル化することによるメリットを確認しましょう。

まず、手間とコストが大幅に削減されます。取引の項目ごとに、自動的に経費を計算し、精算することが可能になり、手動での計算や訂正の必要がなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、業務効率が大幅に向上します。

また、デジタル化により、経費精算の履歴が自動的に保管されるようになります。これにより、過去の取引のチェックや分析が容易になり、より効率的な経営判断を下すことも可能になります。加えて、保管スペースの削減にも繋がるため、オフィスのスペース効率化にも貢献します。

さらに、デジタル化により、不適切な経費精算を自動的にチェックし、訂正することも可能になります。これにより、経営の透明性が向上し、企業の信頼性を高めることができます。

以上のように、経費精算のデジタル化は、企業にとって多くのメリットがあります。

経理の経費精算のデジタル化を阻む壁

このようにメリットが多いこともあり、経理業務における書類の電子化、デジタル化は、近年、大きな取り組むべき課題となっています。しかし、経費精算業務のデジタル化には大きな課題があります。

企業によってその原因はさまざまですが、例えばExcelの経費精算申請書に手入力し、領収書が必要な場合には添付するといった作業があります。こうした手作業の煩雑さは経理担当者であれば、身に染みて実感しているのではないでしょうか。

また、すでに経費精算システムの導入を検討してはいるものの、導入費用がかかる、自社に合ったものが分からないということで導入を迷っているケースも多いといわれています。他にも、導入しても紙は残り続けるため、システム化は意味があるのかという意見もあり、デジタル化、領収書や請求書の電子化は急務ではないという見方がされるケースもあります。

このように、経費精算業務のデジタル化は、決して容易なことではないのが現状といえます。

経費精算デジタル化に欠かせない領収書の電子化

しかし、経費精算業務のデジタル化を成功させている企業は多くあります。その成功のカギといえるのが、領収書の電子化を積極的に実施することです。

領収書などの証憑類の電子化は、電子帳簿保存法で定められているスキャン保存によって電子データ化することが可能です。そして近年の電子帳簿保存法の改正を受け、さらに行いやすくなっています。

電子帳簿保存法の2020年改正で紙の領収書が不要に

電子帳簿保存法は、領収書や請求書などを、紙ではなく電子的に保存するためのルールを規定した法律です。改定が幾度かされており、よりデジタル化がしやすくなりました。

2016年の改正では、領収書やレシートをスマートフォンで撮影し、その画像にタイムスタンプを付与すれば、正式な税務証憑として認められるようになりました。

2020年10月1日に施行された改正では、キャッシュレス決済の電子的な明細があれば、紙の領収書などを受領しなくてもよいというルールが定められ、紙の領収書やレシートの受領も必要なくなったのです。

実際、コーポレートカードなどで経費を支払ったその明細を、電子帳簿保存法に対応したサービスと連携させれば、紙の領収書の受領もスマホ撮影の必要もなくなります。

このように、制度的にも、領収書の電子化は行いやすくなっていることから、積極的に実施していくことがポイントといえるのです。

経費精算のデジタル化にはクラウドシステム活用がおすすめ

そして領収書の電子化は、より効率的に行うことが、経費精算業務のデジタル化の成功のカギといえます。

紙の領収書をなくし、電子データ化していくためには、電子帳簿保存法に準拠したシステムを導入して、電子データの原本であることの保証のための真実性と可視性を確保し、税務署長の承認を受ける必要があります。これには時間と手間がかかるイメージがありますが、実は真実性と可視性を確保し、税務署への申請手続きを一貫して行えるクラウド経費精算システムを利用することで、簡単に実現できます。

コーポレートカードの利用明細データを精算書に取り込むことができる、キャッシュレスにも対応しているものであれば、紙の領収書の受領も不要になります。

例えば、「J’sNAVI NEO」は経費精算業務のデジタル化を一気通貫で叶えるソリューションです。システム上で既存の出張・経費規定を設定することで、紙からシステムにおける経費精算が可能となる上に、コーポレートカード明細や交通系ICカードの取り込み、運賃検索ソフトとの連携、スマートフォン対応など、日常の経費申請や精算のデジタル化を促進できる機能が豊富にあります。さらに電子帳簿保存法に対応しているため、現状調査・システム導入・税務署への申請手続き・運用までワンストップで実現できます。

まとめ

コロナ禍でによりテレワークを余儀なくされる中、経費精算のデジタル化は急務といえます。しかしそれを阻む壁があるのも事実です。
一歩一歩進んでいくことが大事ですが、クラウド経費精算システムを導入することで、デジタル化とともに領収書の電子化もスムーズにいきます。