事業に関連する費用は基本的に経費精算できる

そもそも経費とは、事業を行ううえでかかった費用のことです。そのため、仕事上必要で出費したものについては、基本的に経費精算することができます。

出張の場合、個人的に遊びに行くのでなく、業務上必要であるから行くわけです。会社の指示で出張するわけですから、出張に関わる費用は基本的に経費で精算できることになるでしょう。

出張経費の種類

出張経費には大きく以下の３つがあります。

旅費交通費

出張先までの交通費、出張先での交通費など、出張に関わる交通費は基本的にすべて出張経費となります。ただし、公共交通機関があるにも関わらず、タクシーを使用した場合は、出張経費とならない可能性もあります。会社の出張経費なので、なるべく金額の安い方法で移動をし、経費削減を考えることが基本となります。

【関連コラム】
節税にもつながる！旅費交通費の経費計上で注意が必要なポイントとは

宿泊費

宿泊を伴う出張の場合、宿泊費は出張経費となります。もちろん出張先での移動を考慮した場所で宿泊先を決めますが、こちらも交通費同様、なるべく安い金額、グレードの宿泊先を選ぶのが基本となります。出張経費の上限金額が決まっている場合、上限を超えた部分は自己負担となることもあります。また宿泊先によっては、食事付きのプランもありますが、その点については、会社の規定によって出張経費になるかが変わってくることもあるため、確認が必要となります。

日当（出張手当）

日当は出張手当とも呼ばれますが、出張に行った社員に対して会社から支給されるものになるので、旅費交通費や、宿泊費とは出張経費としての内容は異なります。企業の規定にもよりますが、出張では残業代がつかない場合も多いです。しかし、出張は長時間移動や、取引先との会食、時間外での業務なども多く、出張者の負担も大きくなるため、残業代が出ない代わりに、手当として支給されることが多いです。ただし、出張経費とするためには、出張旅費規程として定めることが必須となります。

経費として精算ができない？！こんな例外もある

出張旅費精算の際に、日当（出張手当）も支給する場合が多いのですが、日当は旅費交通費として経費精算することが可能です。実費や定額など、会社によって金額はさまざまでしょう。「手当」というと給与につながるイメージがあるかもしれませんが、非課税所得。

日当は、会社が「通常必要であると認めた部分」に関して非課税扱いとなります。
（参考：国税庁https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6459.htm）

そのため、あらかじめ会社が出張旅費規程を定めていない場合には、給与扱いとして処理することになってしまいます。会社の規程をきちんと把握して、経費精算をするようにしましょう。

【関連コラム】
出張旅費規程の目的とメリットは？
出張旅費規程作り方ポイント4選

会議費として経費精算する場合の注意点

出張の際に会議費で処理する場合としてよくあるのが、出張先での飲食代です。飲食代とはそもそも出張ではなくても必要になる費用であるため、社内の規程によってそれぞれ考え方が異なるでしょう。日当に含む・別途支給などさまざまです。

しかし取引先と一緒に会食をした場合には、状況に応じて会議費や接待交際費として処理することになります。例えばレジュメなどを用意して形に残るような会議をした場合は、会議費になります。1人5,000円以内の会食も、領収書や明細の記録があれば会議費として処理できます。証明できるものが残っていないと、接待交際費として経費精算することになります。

会議なしで親睦の意味合いが強く、1人5,000円以上の場合には接待交際費になるでしょう。

まとめ

出張は、あらかじめ決定している場合から緊急で発生する場合など状況はさまざまです。出張する社員の役職や部署などによって使うべき勘定科目が異なることも多く、複雑な判断が求められます。交通費の他、ホテルなどの宿泊費、現地で必要になった場合の資料など購入費用、会議費、接待交際費など、経費にまつわる知識は多岐にわたります。

基本的には「事業にかかわる費用」は経費精算できるという認識のもと、出張時の仕訳処理を行うことが大切です。経費精算した後に多くの人を巻き込むトラブルにつながらないよう、適切な申請・経費精算を行うように心がけましょう。