経理業務がブラックボックス化しやすい理由

経理業務はブラックボックス化しやすいといわれますが、その大きな理由は、経理業務が「属人化しやすい」ことにあります。下記に、属人化しやすい理由を挙げます。

少人数であることが多い

経理業務が属人化しやすい原因の一つに、担当者の少なさが考えられます。会社によっては、一人で行っていることもあります。そのため、経理担当者が個人的に仕事を進めやすいように、オリジナルの方法で処理を行いがちです。そうなれば、どうしても他者からは業務内容が見えにくくなります。

専門知識が必要

経理業務は特定の専門知識が必要になることが多いのは周知の事実です。そのため、経理部門以外の従業員から見ても、問題に気付きにくいということがあるでしょう。

会計システムへの入力作業が属人化しやすい

経理業務の一つに、会計システムへの入力が挙げられます。この入力作業は、ただ機械的に入力しているだけでなく、帳簿・入出金管理の知識と意識も必要になります。また、入力する作業者は一人のほうが、重複入力なども防ぐことができ、わかりやすいということもあるでしょう。このことから、どうしても入力作業そのものが特定の人しかできない状況になりがちです。

主にこのような理由から、業務が属人化しやすいことによって、経理業務は業務内容が見えにくいという特徴があります。

経理業務の見える化は当然の時代に

前述のように、経理業務はブラックボックス化しやすく、見えにくい傾向があり、問題が見つけにくいことから業務効率化を図ろうとしても壁にぶつかってしまいます。

もし業務効率化の策が見出せないという場合には、見える化を実施するのをおすすめします。いま、多くの企業で「業務の見える化」の流れが起きてきており、業務効率化のために実施するのは当たり前の時代になってきています。

ここで経理業務の見える化の具体的な方法の中でも、代表的なものをご紹介します。

業務内容の洗い出し

業務効率化を行うときの基本で、見える化の前提となる段取りです。見える化するためには、まずは具体的にどんな業務があるのかをすべて洗い出して明確にする必要があります。その上で、無駄な業務などを見つけて省く、短縮化するなどの改善策を立てていきます。
このときに、各作業の業務時間と作業人員を出して一覧表にまとめてみると、どの業務がより非効率であるかが見えてきて、そこを改善することで、全体の業務効率化につながると考えられます。

知識の共有（ナレッジマネジメント）

属人化しやすい業務を見える化するために重要なのは、担当者の知識を組織内で共有することです。定期的に行うといった取り決めだけでなく、毎日の業務報告の義務付けなど、「いつ」「誰が」「何を」「どのように」情報を共有するのかを明確にし、仕組みを構築しておくことで、より確実に推進することができます。

経費精算システムの導入

働き方改革の余波で、経費精算システムの導入検討を進めている企業が増えています。経費精算システムとは、煩雑になりがちな経費精算・管理業務を一元管理し、効率化するシステムのことです。申請・承認、経理部門の処理など、会計システムとのデータ連携等を通じて、一連の業務をすべてシステム上で管理します。これまで専任者が作業しがちだった経費精算業務をシステムが代わって行うことで属人化を解消し、業務そのものの時間短縮や効率化も叶います。

経費精算システムの導入によるその他の課題解決

先に、経理業務の見える化の具体的な方法として挙げた「経費精算システムの導入」は、見える化につながるだけでなく、他にも多数のメリットがあります。経費精算システムにより、他にどのような課題を解決できるのかをご紹介します。

1.入力作業不要による業務負担削減

経理業務の中で、特に手間がかかるのが領収書などの入力作業と言われています。経費精算システムによっては、領収書の数値が自動で入力されるものもあるため、こうした入力の手間を削減できます。

2.不正申請の防止

経費規定違反をあらかじめチェックする機能を持つシステムを使用すれば、不正申請等のリスクを防止することも可能です。例えば交通費の不正申請があったのにもかかわらず、経理担当者が気づかずにスルーしてしまっていたものも、経費精算システムでは不適合であるとはじき出され、不正申請が発覚します。この機能は、領収書との突き合わせ作業の削減にもつながります。

3.申請・立替え・仮払い作業の負担軽減

システムによっては、出張申請書や精算書の作成時に出張予約データや利用実績データをそのまま反映させることができるほか、電子承認やICカード連携による自動化等により、申請用紙への入力、紙の受け渡しなどの手間が大幅に軽減されます。
また、出張経費については、出張の新幹線チケット・航空券、宿泊費をシステムで手配し、会社が一括請求する仕組みを持つシステムであれば、煩雑になりがちな出張費の立替え・仮払い作業も不要になります。

4.定期的な分析レポート作成による最適な購買理解

経費精算システムには、定期的な購買履歴の分析レポート作成機能が備わっていることがあります。この分析レポートにより、最適な購買理解も可能になります。

経費精算システム選定のポイント

経費精算システムをうまく活用すれば、経理業務の効率化が可能です。しかし、そのためにはシステム選定が重要になります。そこで、経理業務効率化が叶うシステム選定のポイントをご紹介します。

1.自社の目的と環境に合った機能・システムを選ぶ

まずはシステム導入の目的を明確にすることです。「経理業務効率化のため」等の漠然とした目的で導入してしまうと、結局、何が効率化されたのか分からなくなり、結果も曖昧になってしまいます。目的をしっかりと定めた上で、必要な機能を見極め、現場の環境に合ったシステムであるかどうかも合わせて検討することが重要です。

2.ユーザビリティが高いものを選ぶ

たとえ必要な機能がそろっていても、一部のユーザーしか扱えない、ユーザビリティが低いシステムでは、本末転倒です。誰でも簡単に使いこなせるシステムを選択することで、属人化防止、業務効率化につながります。

3.セキュリティレベルが高いものを選ぶ

経費精算システムといっても、オンプレミス、クラウド型などさまざまです。オンプレミスは自社で機器の導入はもちろん、セキュリティも十分確保する必要があります。クラウド型の場合は、セキュリティ体制や提供事業者の信頼性についても十分検討が必要です。

まとめ

多くの企業で、経理業務の効率化は急務となっているのではないでしょうか。効率化成功の鍵は、経理業務の見える化にあります。業務フローの見直しや経費精算システムの活用など、自社に合った方法を見つけていきましょう。