経理業務のBPOを決める前にやるべきこと

企業が経理業務についてBPOを行いたいと考える場合、持つ課題は企業によってさまざまでしょう。しかし、ただ漠然とその課題を解決したいと考え、何の準備もないまま業務を丸投げしてしまうと、結局、期待する成果が得られない結果に終わってしまいます。

重要なのは、業者選定前・依頼前に、まずは自社の課題を明確にし、BPO導入の目的と共に、具体的な目標設定をすることです。

目的を明確にすることが、何より導入の成功を左右するのです。

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なぜ目的を明確にする必要があるか

では、なぜ目的を明確にすることが成功を左右するのでしょうか？

それは、例えば次のような失敗が想定されるためです。

・経理業務を丸投げしたものの、目的があいまいで成果という成果がはっきり出なかった。
・漠然と依頼してしまい、自社の実態に合わない会計処理をされてしまった。
・業務が可視化できていない状態でBPO化を行い、BPO業者からの確認対応時間の増加や業務分断が発生し、効率化につながらず結果的にコスト増となってしまった。

アウトソーシングをすれば確かに経理を代行してくれるものの、それを期待した成果につなげるためには、綿密に計画、シミュレーションをし、戦略的に行う必要があります。

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経理業務のBPOの目的例

経理業務についてBPOを導入したい場合、企業ごとにその目的は異なります。経理業務のBPOで一般的に得られるメリットをもとに、BPOの目的例を挙げてみます。

労働時間削減のため

多くの企業で働き方改革が進められる中、労働時間削減は急務となっています。その中で、労働時間を削減するために、BPOを導入する企業は多くあります。
特に月末月初の繁忙時期には経理担当者は請求書や、経費精算の締め作業に追われ、残業時間が増加する傾向があります。BPOでは、自社の繁忙時期に合わせた人員配置をし、運用を行うため、業務量が平準化され残業時間の削減が期待できます。

経理担当者をコア業務に集中させるため

業務効率アップだけでなく、その効率化した結果、経理担当者を投資戦略の策定や予算の管理などのコア業務に集中させることを目的とする場合もあります。

人件費などのコスト削減のため

業務効率化により業務量が減ることで、従来かかっていた人件費が削減できます。コストがかかりすぎている課題がある場合に目的設定されます。
BPOを行うことで派遣社員やパートの人員を整理し、短期的にコスト削減を狙う企業もありますが、正社員の業務をBPOする場合は、長期的に整理を行っていく必要があるため、短期、中期で見るとコストは増加する可能性もあります。

業務プロセスの可視化のため

専門的な経理業務をBPOに委託することで、業務プロセスを可視化することも可能になります。
自社内で業務が属人化し、担当者の異動や離職時に引き継ぎが煩雑になる事がありますが、BPOを行う際は、BPO業者にて業務手順書をマニュアル化し、自社とBPO業者間で共有する為、属人化していた業務の可視化に繋がります。

出張経費精算業務の煩雑さを解消するため

出張社員の多い企業において、よくあるのが、出張経費精算業務が煩雑で時間と手間がかかりすぎるという課題です。この出張経費精算という点に絞ってBPOを活用することも目的の一つに据えられることもあります。
出張経費精算の作業工程として、出張先で立替を行った経費の入力、承認者の確認作業、経理部門での最終確認、承認作業が一般的に発生します。
BPO業者の中には、申請者に代わって代理入力する段階から、支払処理前の確認、承認までを代行するところもあるため、支払処理だけは自社で実施し、それ以外の工程をBPO化することで煩雑解消を図る企業もあります。

まとめ

経理業務のBPOを考えている場合、いきなり業者選定から始めるのではなく、まずは自社の課題の洗い出しと目的の明確化を行うことが重要になります。

例えば、コスト削減であれば、どのくらい業務量と人員が削減できるのかをあらかじめ計算しておくことが必要です。

また出張経費精算業務が煩雑で業務効率化を図りたいという場合は、出張経費精算を強みとするBPO業者を選ぶことでその目的を達成することができます。

まずは目的ありき、そしてできるだけ明確化することが重要です。