電帳法対応とペーパーレス対応を正しく理解する

まず、よくある話として、電帳法対応を検討している企業に、自社の求めていること、なりたい姿をお聞きすると、実は「ペーパーレス対応による運用」だけ実現できれば十分であったということが多々あります。
これは、両者の違いについて、実はあまり区別が明確に認知されていないことが要因として挙げられます。

下記図①には、両者の特徴をまとめてありますが、一番の違いは「最終的に紙の廃棄が可能かどうか」ということに尽きます。

【図①】

電帳法はいわゆる「国税関係書類」の電子保存を認めた法律になりますので、裏を返せば「紙」を原本として保管する限りでは、これら法令の定めは関係ないということになります。
よって、業務に関するペーパーレス運用のルールや利用するシステムについても特段の制約はなく、自社の業務利便性やガバナンスレベル、導入・保守コストなどを勘案して検討すればよいということになります。

下記図②には、国税関係帳簿書類の電子保存はどのように保存ができるかどうかが定められています。 その内容をまとめると以下の通りとなります。

その際のポイントですが「いかに発生源に近いところで電子化できるか」を念頭に置くとよいでしょう。上流で電子化すればするほど、そのあとのフロー、処理などの効率が向上しますので、電子化のメリットを最大限享受したいのであれば、できれば発生源で電子化するような業務プロセス設計にすべきでしょう。

一方、電帳法対応まで求めるのであれば、紙を廃棄して原本は電子化とするスキャナ保存対応を例とすると、「定期検査」や「紙証憑と電子画像の同等性確認」などの法令要件をクリアーしなければなりません。なので、これらを混同して業務設計してしまうと「電帳法対応したが故に、非効率になった」という何とも笑えない話にもなりかねないので、留意する必要があります。

【関連コラム】
＞令和3年度税制改正大綱による改正電帳法スキャナ保存要件のポイント解説①
＞令和3年度税制改正大綱による改正電帳法スキャナ保存要件のポイント解説②

まとめ

今回は、電帳法対応とペーパーレス対応の違いについてお話ししました。テレワーク化を検討する際にも、上記二つの特徴を理解し、自社にとって必要なのは、どちらか一方だけなのか、もしくは両方なのかをまずは決める必要があります。
両方必要である場合、「法令対応」をしつつ、「業務効率」を損なわないためにはどういった業務プロセスである必要があるのか、上記ポイントを押さえたうえで、検討いただければと思います。