経理のテレワーク化における大きな課題

経理業務のテレワーク化を考えたときに、経理は即座にテレワークに移行できないという印象があるかと思います。実際、テレワーク化には課題が大きく、完全テレワーク化はむずかしいといわれています。

では、具体的に、多くの企業ではどんな課題に直面しているのでしょうか。

一般社団法人日本CFO協会と日本CHRO協会が発表した、コロナ禍の経理・財務部門、人事部門の実態調査の調査結果と考察によると、2020年6月の調査実施期間において、緊急事態宣言中の出社状況について「全く出社しなかった」はわずか6％で、「5割以上が出社」した企業が48％にも上っていました。

出社の理由として、社外の要因は「紙の書類（請求書、契約書等）の確認や押印」が56％、「銀行提出書類への押印や郵送・FAX対応」が40％、社内の要因としては「内部決裁書類への押印」が33％となっていました。

非常事態宣言中に紙の書類で苦労したことについても、「請求書が紙で送付されてくる」が 60％、「押印作業」が46％と、「紙とハンコ」文化からの脱却の必要性が如実に現れています。

この調査からわかる経理のテレワーク化の課題は、主に紙の書類にまつわる業務によるものだとわかります。

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課題解決のために経理部門でやるべきこと

経理は完全にテレワーク化することはむずかしいのが現状といえます。しかし、経理部門のテレワーク化はコロナ感染拡大において、感染リスクを高めることに他ならない上に、無駄な出社時間を費やすこと自体も問題です。

では、紙の書類を取り扱う業務の解決策にはどのようなことがあるのでしょうか。

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1. 書類のデジタル化

まず取り組むべきなのが、あらゆる書類のデジタル化です。請求書や領収書、各種伝票など、あらゆる紙の書類を電子データ化します。請求書はPDFや請求書管理システムなどで行い、領収書はスキャンや写真撮影などで行います。このとき、電子帳簿保存法に基づいて、税務署の承認を得る必要のある書類については、承認申請を行います。

2. 振込作業はインターネットバンキングで

振込の作業をする際に、わざわざ銀行に出向いて行うというのも完全テレワーク化を阻む行動の一つといえます。インターネットバンキングを利用することで、PC上から簡単に振込作業が可能です。

3. ICT環境の整備とセキュリティ対策

経理担当者が在宅勤務中、自宅から社内にある重要書類にセキュアな環境でアクセスするために、ICT環境や通信環境を整え、セキュリティ対策を万全に整える必要があります。今では、自宅PCにデータを保存することなく、社内のPCにどこからでもアクセスでき、強固なセキュリティを備えたシステムも存在します。また社内でセキュリティポリシーを作成して、ルールをしっかり定めておくことも重要です。

簡単かつスピーディーにデジタル化を行うには？

しかし、これらのデジタル化の事項は重要ではあるものの、どれも時間をかけてコツコツ地道に実施していく必要があります。テレワーク化は直近の課題であるため、これらを推進しながら、簡単かつスピーディーに行う方法も考える必要があります。それがクラウドサービスの利用です。

会計システムのなかでも、クラウド上で動くものを活用すれば、セキュリティの観点からも安全に導入できます。

またクラウド上で動く経費精算システムの中でも電子帳簿保存法に準拠したものもあります。例えば、「J’s NAVI NEO」という経費精算ソリューションです。

J’s NAVI NEOは、出張のオンライン手配システムと出張・経費精算ワークフローが一体化した、 SaaS型の出張総合経費精算クラウドソリューションで、出張申請や手配などのほか、 日常的な近隣交通費や交際費等の精算にも活用できるのが特徴です。

また電子帳簿保存法対応に関わる現状調査からシステム導入、申請手続き・運用までワンストップで対応できるため、電子帳簿保存法対応に関わる、コストと時間、リソースの負担を軽減することが可能になります。

まとめ

経理業務のテレワーク化の課題は、その多くが紙の書類にまつわることになります。解決策として、地道にデジタル化を実施するほか、会計システムをクラウド上に導入するという方法もおすすめです。